Posto di seguito alcuni suggerimenti per lavorare più facilmente con Google Drive.
Vi rimando intanto a questo post, in cui davo delle indicazioni di massima legate all'uso dei documenti dell'esame di stato su Drive, e che contiene qualche indicazione di base sempre utile.
Sapete tutti che Drive è un servizio di archiviazione su cloud, e dovrebbe funzionare come un disco o chiavetta USB, presente sui server di Google invece che a casa nostra. In realtà l'interfaccia web è diversa da quella di, poniamo, esplora risorse di Windows, quindi noi la troviamo più scomoda in quanto non ci siamo abituati. Inoltre, oltre ai nostri files e cartelle personali abbiamo anche delle risorse condivise da altri (colleghi, capi dipartimento, presidenza...) che rischiano di generare ulteriore confusione.
Per muoversi meglio io suggerisco questi strumenti:
Google drive per desktop
Sul vostro PC o Mac potete installare Google drive per desktop: si tratta di una applicazione che genererà nel vostro sistema un disco G:, che voi vedrete come una chiavetta, e che vi mostra il vostro drive personale (corrispondente a "il mio drive" su web). A questo punto potrete accedere al vostro drive con esplora risorse, o con finder, e creare cartelle - spostare - rinominare come siete abituati a fare sul PC. Anche aprendo due finestre e trascinando dall'una all'altra, se così siete abituati.
Per accedere da qui alle risorse condivise da altri, dovete usare le scorciatoie, come spiego dopo.
Questo suggerimento riguarda l'uso con un PC, da qui in poi ci sono suggerimenti per l'uso nell'interfaccia web
Uso degli "speciali" su Drive
Se avete un file, o una cartella, che usate spesso, potete marcarlo come "speciale" (la stellina gialla) con il tasto destro.
In questo modo a) quando lo visualizzate questo avrà la stellina gialla e b) cliccando su "speciali" a sinistra vi trovate tutti i files e le cartelle contrassegnate così. Io personalmente uso gli speciali per contrassegnare le cartelle di dipartimento, e le altre cartelle condivise che mi potranno interessare in futuro: la vista "condivisi con me" è decisamente difficile da usare, mi mostra gli oggetti in ordine cronologico e dopo qualche tempo non si trova più quello che interessa.
Il difetto di questo strumento salta fuori se lo usate troppo intensamente, e vi trovate troppi "speciali" su cui cercare. Conviene cancellare dagli speciali quello che non serve più, ma si può anche creare categorie e cartelle con i seguenti due strumenti
Spazi di lavoro
Cliccate a sinistra in alto su "priorità", quindi su "spazi di lavoro --> crea". Questo vi permette di creare una "cartellina" che contiene i link ai files che vi interessano, trovando lì tutti i riferimenti. Se per esempio dovete creare un documento, poniamo un PEI, e per farlo dovete consultare diversi altri documenti, in diverse cartelle, ed alcuni condivisi con voi, potete mettere in questo contenitore i link di tutto quello che vi serve.
Potete anche creare, a titolo di esempio, uno spazio di lavoro "programmazione iniziale", dove tenete i files che state preparando assieme alla programmazione di dipartimento.
Oppure potete creare uno spazio di lavoro "collegi docenti", in cui archiviate tutti i link ai diversi documenti che vi sono stati condivisi nel passato.
ATTENZIONE: in uno spazio di lavoro, si possono creare solamente link a files, e non link a cartelle.
ATTENZIONE: in uno spazio di lavoro, si possono creare solamente link a files, e non link a cartelle.
Aggiungi scorciatoia a Drive
A partire da un file o una cartella che vi interessa recuperare in futuro, con un click col tasto destro potete cliccare su "aggiungi scorciatoia a Drive". Da qui vi fa scegliere la cartella in cui salvare un link a questo file. Potreste creare una cartella chiamata "speciali", ed usarla come gli speciali, ma qui avete un paio di vantaggi:
- potete cambiare il nome del link per dargli una denominazione più chiara per voi (specialmente se si tratta di un documento condiviso che ha un nome ufficiale che per voi significa poco)
- potete creare cartelle e sottocartelle di link, così da dar loro più ordine e struttura, e non trovare tutti i vostri riferimenti nello stesso posto.
Si può creare una scorciatoia anche con la tastiera, con una sorta di copia&incolla:
- dalla cartella drive selezionate il file, o la cartella, di cui volete creare una scorciatoia, e digitate CTRL+C
- passate nella cartella in cui volete mettere la scorciatoia, e digitate CTRL+SHIFT+V
Accedere a file condivisi da Google desktop con le scorciatoie
Se vi create una cartella "scorciatoie" nel vostro drive personale, e in questa cartella ci mettete una scorciatoia ad un file, o cartella, condivisi, ci potete accedere anche da Google desktop: cliccando il link da google desktop potrete accedere alla risorsa condivisa
