Scansione compiti con Lotus: ora si parte

La procedura di scansione compiti direttamente attraverso Lotus ha esaurito la fase di beta test, ed è diventata la procedura "ufficiale".

Rispiego la procedura,  che abbiamo migliorato e modificato leggermente.

Le scansioni dei compiti ora vengono memorizzate in Lotus Notes, e non vanno più lasciate nel disco Z.
Nel PC collegato allo scanner in sala insegnanti c'è l'icona di Lotus Notes che, una volta aperta, mostra l'archivio dei compiti, dove possiamo vedere i nostri compiti già archiviati. L'icona è visibile sul desktop, con la scritta "archiviazione compiti". Da qui è possibile anche ricercare, visionare ed eventualmente stampare altri compiti già archiviati.


La procedura di scansione ora è la seguente:

1. Lanciare Lotus dal PC con lo scanner (icona "archiviazione compiti")
2. Confermare tutte le richieste di sicurezza (solo la prima volta) selezionando "avvia l'accreditamento..."
3. Cliccare su "nuova scansione"
4. Inserire subito la classe (in questo modo gli altri campi saranno già precompilati); inserire poi gli altri campi
5. Inserire il pacco dei compiti IN UN'UNICO PACCO. (il grosso limite di questo sistema è che non si possono scandire i compiti in più passate, si blocca tutto)
   Se avete problemi al riguardo, leggete le note sotto
6. Cliccare su "scansione" e confermare
7. Una volta terminata la scansione cliccate su "salva e chiudi" (eventualmente controllando il file PDF generato dentro Lotus, basta cliccarci sopra col tasto destro del mouse --> visualizza)

Avvertenze varie

• SE IL PACCO E' TROPPO GROSSO E SI INCEPPA, si possono mettere pochi fogli per volta, ma con un'avvertenza: PRIMA che il pacco finisca si caricano altri fogli. Lo scanner tirerà su i fogli man mano che finiscono. Il nuovo ausiliario di segreteria, Alessandro (presente dal martedì al giovedì) mi ha mostrato la procedura e funziona bene, ed è disponibile a spiegare se per caso non mi trovate.
• SE LA SCANSIONE NON VA A BUON FINE, si può evitare di salvare il documento della scansione e ripartire.
• ATTENZIONE: non è possibile cancellare un documento una volta salvato, quindi se qualcosa va male cercate di chiuderlo senza salvarlo; se comunque per errore salvate un documento "sbagliato" (dove per esempio mancano dei fogli) poco male, basta rifare la scansione correttamente in un altro documento.
• Non è necessario compilare il frontespizio, visto che queste informazioni vengono inserite nella maschera di Lotus Notes.
• Il Lotus presente sul PC delle scansioni può essere usato per la posta, ma ricordate che su questo PC la precedenza va a chi deve scandire i compiti
• E' possibile ricercare i propri compiti già archiviati anche in altri PC con Lotus Notes, ma la rocedura non è semplicissima, per cui posso mostrarla a chi me lo chiede ma non la dettaglio qui
• è possibile anche scandire il pacco di compiti con il programma "vecchio", poi seguire questa procedura e, al momento di scansionare il pacco di compiti, inserire il file PDF già scansionato (con un copia& incolla oppure semplicemente trascinandolo)

saluti