Scrittura documenti condivisi

Se dovete scrivere documenti a più mani (per esempio, il PDP di uno studente, o il PFP, o qualche piano di lavoro che va scritto da più docenti) è possibile usare i documenti di google, che rendono l'operazione molto facile.
Il "grosso" del lavoro va fatto dal coordinatore, o da chi si prende in carico la redazione del documento condiviso: gli altri colleghi non dovranno far altro che entrare nel documento tramite il link che gli arriva sulla mail, e scrivere-modificare la parte di loro competenza.

I passaggi da fare sono i seguenti:

1. Creare un documento su google drive, vuoto oppure con eventuale testo precompilato. ATTENZIONE: il documento deve essere in formato documento google, non in formato word. Per capirci, se ci cliccate sopra, dovete essere in grado di modificarlo, non solo di leggerlo. Lo riconoscete anche dall'icona del documento (se è una "W" è un documento word).
   Nel caso sia un documento word, va convertito: click col tasto destro, apri con --> documenti google, poi chiudete. Nella cartella vi troverete un secondo file con lo stesso nome, senza l'icona di word, ed è quello su cui lavorerete.
2. Condividere in scrittura questo documento con i colleghi: Tasto destro --> click su "condividi...). Se si tratta di un documento del consiglio di classe, scrivete docenti***, con il nome della classe al posto degli asterischi (esempio, docentipe2017, per la seconda pe). Potete mandarlo anche a singoli docenti.
   In questa finestra, cliccate su "avanzate", quindi selezionate il campo "link da condividere", quindi copiatelo (CTRL+C). Confermate
3. Avvisate i colleghi: mandate una mail ai suddetti colleghi, avvisandoli del documento da modificare. Nella mail, incollate il link che avete copiato prima.
4. Quando i vostri colleghi hanno completato il lavoro, avete il documento completo, da controllare, e quindi stampare o esportare in word.

Vantaggi:

• l'alternativa è mandarsi il documento da compilare via mail, e poi dovrete fare il copiaincolla dei vari pezzi, molto più lungo
• con questo sistema i singoli docenti possono lavorare anche assieme, la modifica di uno non cancella le modifiche di un altro (è un'esperienza interessante: se sto lavorando su un documento in contemporanea con qualcun altro vedo il suo cursore con colori diversi che modifica in tempo reale

Svantaggi

• Se il documento originale di word ha un layout complesso, potrebbe sconfigurarsi qualcosa quando convertite. Fate qualche prova prima. Casomai potete condividere sul documento solo le parti da compilare, e poi copiare e incollare sul documento word finale.

Gestione dello sportello col registro elettronico

Per chi ha delle ore di sportello, queste vanno gestite col registro elettronico.
Voi ci potete accedere da Classe Viva --> colloqui --> sportello.
Qui vi troverete le ore di sportello già impostate secondo il vostro orario. IMPORTANTE: non sono state tolte tutte le festività, controllate e toglietele. Ricordatevi inoltre di togliere le ore quando siete assenti per malattia, ferie, uscite didattiche o altro.
I ragazzi possono iscriversi ad un'ora di supplenza, nei limiti della disponibilità per quell'ora. I ragazzi potranno iscriversi solamente per la materia e le classi abilitate (io, per esempio,  ho un'ora per il biennio di fisica, ed una per il biennio di matematica, quindi gli studenti del triennio non si potranno iscrivere alle mie ore).
Voi potete però iscrivere ad una vostra ora chi volete - per esempio se volete usare un'ora di sportello per una vostra classe. Potete anche aggiungere ore di sportello - o toglierne - e modificare il numero massimo di studenti per ciascuna ora.

Per gestire un'ora di supplenza:

Cliccate sulla barra col giorno: potete impostare il numero massimo di studenti per quell'ora, prenotare studenti (in fondo, pallina verde col "+") e cancellare l'ora di supplenza. ATTENZIONE, è scritto che verranno inviati automaticamente SMS di avviso ma non è vero, questa funzionalità è disabilitata, dovete curare voi di avvisare chi si era prenotato (come quando cancellate un'ora di ricevimento genitori).
Cliccate sulla scritta "alunni prenotati": qui potete vedere gli alunni prenotati, cancellarli, scrivere se sono presenti o assenti (questo passaggio è importante: nel registro dello studente, visibile dal coordinatore, si vede se lo studente è stato presente o meno: è un'indicazione che si affianca al numero di presenze e assenze in classe).
Potete cambiare il numero massimo di studenti per una singola ora, come visto prima, o anche per tutto l'anno, cliccando su "modifica numero di studenti".

Rendicontazione

 Oltre a compilare il registro Spaggiari con le presenze degli studenti, ed eventuali argomenti, dovete anche compilare il registro sportello su drive, indicando l'ora che avete fatto. Su questo stesso registro indicherete anche altre eventuali ore di attività alternative o progetti.
Il registro su Drive è un foglio elettronico creato dalla prof.ssa Dalla Vecchia e condiviso con voi. Lo trovate cliccando su "condivisi con me" su Drive.
 Dato che lo dovrete usare spesso, consiglio di aggiungerlo agli speciali (click col tasto destro sul file, "aggiungi agli speciali"). In questo modo lo troverete cliccando su "speciali" che di solito è meno affollato.

Visualizzare l'agenda di istituto

Da quest'anno l'agenda di istituto si integra facilmente col nostro calendario Google. Qui si dovrebbero trovare tutte le attività programmate.

Visualizzazione dell'agenda dal web

Per visualizzarla, il metodo più immediato è di passare dal dal sito del Tron: www.tron.gov.it, aree  --> docenti --> agenda d'istituto).

Integrazione dell'agenda d'istituto nel nostro calendario

E' possibile integrarla nel nostro calendario personale, quello associato all'account nome.cognome@tron.gov.it: in questo modo possiamo vedere sovrapposto al nostro calendario quello della scuola, per pianificare più facilmente delle attività.
I passaggi da fare sono i seguenti:

• da un browser, entrare nell'account Google scolastico, nome.cognome@tron.gov.it
• aprire Calendar (dalla griglia d i3x3 quadratini in alto a destra)
• cercare la scritta "altri calendari", in basso a sinistra, e cliccare sulla freccia a destra --> aggiungi calendario
• su "email della persona da contattare" scrivere "agenda.tron@tron.gov.it" e confermare cliccando su "aggiungi"
• Ora, sotto "altri calendari", dovreste vedere il nome "agenda tron". Se non lo vedete, cliccate sulla scritta "altri calendari"
• cliccando sul nome del calendario esterno potete attivare o disattivare la visualizzazione

Una volta fatte queste operazioni, l'agenda d'istituto sarà accessibile anche sugli altri dispositivi (tablet, smartphone) su visualizzate il vostro calendario.

Trucchi e suggerimenti

Alcuni suggerimenti associati

• Potete usare questa tecnica anche per visualizzare altri calendari: io per esempio ho il mio calendario personale, associato al mio account personale gmail (roberto,danzo@gmail.com): tengo i due calendari separati (impegni scolastici e personali) ma da ciascuno li vedo entrambi. Si possono anche visualizzare gli impegni del coniuge, se il coniuge ci dà l'accesso alla sua agenda.
• Se un evento dell'agenda d'istituto ci riguarda, possiamo copiarlo nella nostra agenda: basta cliccarci sopra, e su "altre azioni", scegliere "copia in.." ed il nome del nostro calendario

Inoltrare le mail da Lotus a Gmail

Problema

Quasi tutti i servizi informatici del Tron sono stati spostati sulla piattaforma Google. Alcuni servizi però sono ancora su Lotus (circolari, verbali, programmazione). Per questo alcuni avvisi arrivano ancora su Lotus invece che su Gmail. Questo ci costringe ad andare ogni tanto su Lotus per leggere le mail arrivate lì.

Soluzione

Si può istruire Lotus ad inoltrare tutte le mail che arrivano sul nostro indirizzo su Gmail. In questo modo non dovremo più aprire Lotus, vedremo tutto dall'account Google.

Per far questo c'è un po' di lavoro da fare: si farà una volta sola, poi ce ne potremo dimenticare.

Premesse 

Per inoltrare la posta da Lotus a Google è necessario un indirizzo di posta intermedio, che può essere creato con qualsiasi provider: nelle istruzioni io lo creerò su Gmail, ma nulla vieta di usarne uno diverso (ma in questo caso l'operatività cambia). Nel seguito mi riferirò a tre diverse caselle email:
nome.cognome@tron.vi.it, la casella su Lotus
tron.nome.cognome@gmail.com, la casella di scambio su gmail (ma il nome può essere diverso)
nome.cognome@tron.gov.it, la casella del Tron su Google

 

Creare un account gmail di scambio

Clicchiamo qui per creare un nuovo account, che useremo solo per trasferire la posta. Come nome utente potete usare tron.nome.cognome@gmail.com, se disponibile, o qualsiasi altro nome. Inserite i vostri dati ed una password facile da ricordare.

Inoltrare le mail da Lotus all'indirizzo di scambio

• Aprite Lotus da Web (www.tron.gov.it, aree --> docenti --> posta docenti --> archivio  posta (notes). Date il vostro nome cognome e password.
• Dalla colonna sinistra, click su "strumenti --> regole", quindi click su "nuova regola".
•  La condizione sarà "mittente contiene tron", e l'operazione sarà "invia copia a tron.nome.cognome@gmail.com" (voi la sostituirete con il nome della vostra email di scambio).
• Confermate.

Inoltrare le mail dall'indirizzo di scambio alla casella Gmail del Tron

Aprite ora la vostra casella di scambio. 

• Cliccate sull'ingranaggio in alto a sinistra, quindi su "impostazioni" --> "inoltro e POP/IMAP". 
• Su "Inoltro", click su "aggiungi un indirizzo di inoltro", ed inserite il vostro indirizzo del tron (nome.cognome@tron.gov.it). Verrà mandata una mail al vostro account nome.cognome@tron.gov.it, da cui dovrete confermate che accettate di ricevere le mail inoltrate: dovete quindi aprire la mail su nome.cognome@tron.gov.it e confermare l'accettazione dell'inoltro 
• Cliccate sull'ingranaggio in alto a sinistra, quindi su "impostazioni" --> "Filtri ed indirizzi bloccati". 
• Click su "crea un nuovo filtro", 
• Nella finestra che segue, nel campo "Da" scrivete "*@tron.vi.it", quindi click in basso a destra su "crea filtro con questa ricerca". Nella nuova finestra cliccate su "non inviare mai a spam"; cliccate anche su "inoltra a", e come indirizzo di inoltro scegliete dall'elenco l'indirizzo nome.cognome@tron.gov.it. Confermate cliccando su "crea filtro".

Verifica

A questo punto tutto dovrebbe funzionare. Per verificarlo: chiedete ad un collega di entrare in Lotus, e di mandarvi una mail a nome.cognome@tron.gov.it oppure a nome.cognome@tron.vi.it.
Nel giro di qualche minuto dovrebbe arrivarvi sulla vostra casella gmail nome.cognome@tron.gov.it.

Avvisi su mail e calendario per le supplenze

Stiamo implementando il sistema per avvisare il docente quando viene assegnata una supplenza.
Il sistema è in fase di rodaggio, se vi fossero cambiamenti scriverò qui le novità.
Al momento (4 aprile 2017), quando viene assegnata una supplenza viene inviata al supplente una mail, con i dati relativi (classe, aula, giorno e ora). In aggiunta a ciò, il messaggio contiene un invito ad un evento: si tratta di un oggetto che viene copiato sul nostro calendario (e che noi possiamo accettare o rifiutare).
In questo modo, se anche ci arriva il lunedì un avviso per una supplenza il sabato, non occorre ricordarsi la supplenza dal lunedì al sabato: basterà consultare il nostro calendario il sabato. Inoltre, l'evento di solito è associato ad un promemoria 10 minuti prima (anticipo che possiamo modificare), quindi sul nostro pc portatile/tablet/smartphone riceveremo un avviso.
Nb: questo è a mio avviso un buon motivo per cominciare ad usare il calendario associato al nostro account scolastico.

Alcune possibili sistemazioni per adattare questo sistema alle vostre preferenze:

• Se non volete vedere la mail di avviso, potete spostarla in una cartella diversa dalla principale (tipicamente potete spostarla sotto "aggiornamenti"), la voce di calendario si genererà comunque.
• Se proprio non ne volete sapere di questo sistema, spostate il primo messaggio che vi arriva nella cartella "spam" (oppure date il comando "blocca mittente"): non vedrete più altre mail di questo tipo (ma vi consiglio di provarlo prima, secondo me questo avviso è decisamente comodo una volta che ci si è abituati)
• E' possibile cambiare quanto tempo prima si viene avvisati della supplenza (e di qualsiasi evento nel calendario). Per impostazione predefinita, ogni volta che si crea un evento viene impostato un avviso 10 minuti prima, ma si può cambiare questo valore.

Problemi noti

Al momento non tutti ricevono le notifiche: se vedete che non la ricevete ditemelo e provvederò.

Al momento si riceve un avviso quando la supplenza viene assegnata, ma non quando la supplenza viene modificata/cancellata: questo problema sarà affrontato in seguito.

Dato che il sistema è ancora in fase di test, controllate anche la TV in sala insegnanti, o la pagina https://supplenze.tron.gov.it/elenco/, che al momento dicono l'ultima parola a riguardo.

Approfondimento tecnico
Per chi volesse cambiare il tempo predefinito di anticipo per la notifica, i passaggi sono i seguenti:

• Dal browser su PC, si apre calendar (con l'account scolastico).
• Si clicca sulla rotellina in alto a dx, --> impostazioni
• In alto a sx, sotto "impostazioni calendario", si clicca su "Calendari"
• Dal nostro calendario personale si clicca su "modifica notifiche"
• La prima riga, "notifiche di eventi", di solito è impostata su "invia una notifica 10 minuti prima", potete cambiare l'impostazione

Il valore impostato qui sarà applicato di default ad ogni evento creato in questo calendario. In particolare sarà il valore che si trovano gli avvisi di supplenza se noi non andiamo a modificarli.

E' comunque possibile modificare questo anticipo separatamente per ogni singolo evento (per esempio, se si imposta un compito in classe ci si può mettere una notifica 2 giorni prima, per ricordarci di preparare il compito, ed un'altra notifica 2 ore prima, per ricordarci di stamparlo).

Calendario Google

Posto qui alcuni piccoli trucchi per il calendario collegato al nostro account scolastico 

Formato data e ora

Nella versione desktop di calendar (quella che si vede sul PC) di default abbiamo l'impostazione anglosassone di data e ora (la data come mese/giorno/anno, l'ora come 4.00 PM invece che come 16.00).

Se la cosa vi dà fastidio e volete il formato italiano, cliccate sulla rotellina sotto la vostra foto --> impostazioni --> impostazioni generali. Da qui, su "formato ora" e "formato data", potete scegliere il formato preferito

Leggere il calendario da smartphone e tablet

Il modo più veloce per avere il calendario e gli avvisi su dispositivo portatile è di installarsi l'app Google Calendar. Si tratta però di una app a mio avviso fatta male: molto meglio agganciare il nostro calendario google del Tron allo smartphone.

Per far questo bisogna aggiungere l'account nome.cognome@tron.gov.it al dispositivo, lavorando nelle impostazioni.

Nei dispositivi Android mi risulta che il tutto non presenti problemi, mentre ho riscontrato un problema con l'Iphone e l'Ipad, e vi dò la procedura per aggirarlo.

Si va su Impostazioni --> Calendario --> Account, quindi su "aggiungi account". Qui la logica spinge a cliccare su "Google", ma così la procedura non va in porto. Bisogna invece cliccare su "Exchange", inserire come E-mail nome.cognome@tron.gov.it, la password, una descrizione del genere "calendario Tron", e si clicca su avanti. Poi, come "Server", inserite

m.google.com

A questo punto avrete, nella app calendario dell'Iphone, la possibilità di vedere gli eventi del calendario del Tron, ed eventualmente di attivarne gli avvisi.

Su Ipad la procedura è identica.

Non conosco il motivo di questa anomalia: mi risulta che sia comune agli account google aziendali e scolastici, quelli per intenderci del tipo @nomeistituzione invece che @gmail.com

Gestione documenti con Google Drive

Da quest'anno i documenti per l'esame di stato non saranno più gestiti tramite chiavette USB, ma con delle cartelle condivise di Google Drive, attraverso gli account scolastici nome.cognome@tron.gov.it. Nel futuro saranno sempre di più i documenti della nostra scuola che verranno gestiti attraverso Drive. Posto qui di seguito alcune istruzioni generali per usare Drive, e istruzioni specifiche sulla gestione dei documenti dell'esame di stato. Chi già conosce Drive può andare al secondo capitolo.

Uso di Google Drive

Per accedere a Drive da PC: da Gmail, o da qualsiasi altra applicazione della suite di Google (a cui siete entrati con il login nome.cognome@tron.gov.it) cliccate sul quadrato "App google" formato da 3x3 quadratini in alto a destra, vicino alla vostra foto del profilo. Dalla lista di applicazioni, cliccate su Drive.

Da smartphone o tablet: dovete installare l'applicazione Drive, inserendo poi l'account scolastico. In alcune versioni dovrete poi installare anche l'applicazione aggiuntiva "documenti", ma vi verrà chiesto quando serve.

Drive è un hard disk su remoto: voi potete salvare qualsiasi file su Drive, e ritrovarlo su un altro PC, o sul vostro cellulare, una volta connessi ad Internet. Potete creare cartelle e sottocartelle, e potete trascinare files da una cartella sul PC ad una cartella su Drive (oppure potete caricare file da Drive col pulsante nuovo --> caricamento file, o caricamento cartella).

Ma drive è molto di più: permette di scrivere e modificare documenti, fogli elettronici e presentazioni solamente col browser. E' un po' più rudimentale di Office, ma molto più pratico. Permette di condividere documenti con altri utenti della scuola, e di modificarli anche in contemporanea, senza preoccuparsi di inviare l'ultima revisione del documento. E' possibile condividere un documento, o un'intera cartella, in modalità di modifica (l'altra persona potrà modificare il documento), in modalità di lettura, o anche di commento (l'altra persona potrà proporre delle modifiche, poi il proprietario potrà accettarle o rifiutarle).

Per iniziare

Una volta fatto l'accesso in google, aprite Drive, come scritto sopra. Con il pulsante "nuovo" potete creare cartelle (e sottocartelle), documenti di testo, fogli di calcolo (la versione online di excel) e presentazioni. Potete anche caricare file dal vostro PC, col pulsante nuovo --> caricamento di files.

Si possono caricare documenti (word, excel o power point), file PDF e altri.

Gestione documenti esame di stato

Per la gestione dei documenti dell'esame di stato, voi lavorerete con dei documenti creati da altri (la segretaria Stefania Fasolo), quindi da Drive dovete cliccare su "Condivisi con me", quindi doppio click sulla vostra classe.

Qui trovate: 

• tutti gli allegati delle varie materie. Voi avete la possibilità di leggerli tutti, ma di modificare solo il vostro (che è quello che dovrete completare come negli scorsi anni. Il coordinatore di classe ha la possibilità di modificarli tutti.
  ATTENZIONE: se avete un file di word da cui prendere il programma potete fare il copia-incolla, da word al documento Google. Fatelo per singoli capitoli (la numerazione potrebbe essere diversa). Se la formattazione viene diversa, impostate "calibrì 12" come carattere. e' anche possibile, quando si incolla, incollare senza formattazione (dal menù modifica, oppure CTRL+SHIFT+V)
• una cartella "griglie", che contiene le griglie di dipartimento: per voi è di sola lettura, le griglie non vanno modificate (a meno che non abbiate scelto, come consiglio di classe, di adottare griglie diverse: in questo caso il coordinatore potrà modificarle)
• Una cartella "simulazioni 3° prove", dove dovrete inserire i testi delle terze prove somministrate agli studenti. Consiglio di inserirle in formato PDF, così non si rischiano modifiche accidentali

Se avete un drive molto affollato, suggerisco di aggiungere la cartella della classe quinta agli speciali (tasto dx --> aggiungi agli speciali). In seguito, cliccando su "speciali" la ritroverete velocemente.