giovedì 4 maggio 2017

Visualizzare l'agenda di istituto

Da quest'anno l'agenda di istituto si integra facilmente col nostro calendario Google. Qui si dovrebbero trovare tutte le attività programmate.

Visualizzazione dell'agenda dal web

Per visualizzarla, il metodo più immediato è di passare dal dal sito del Tron: www.tron.gov.it, aree  --> docenti --> agenda d'istituto).

Integrazione dell'agenda d'istituto nel nostro calendario

E' possibile integrarla nel nostro calendario personale, quello associato all'account nome.cognome@tron.gov.it: in questo modo possiamo vedere sovrapposto al nostro calendario quello della scuola, per pianificare più facilmente delle attività.
I passaggi da fare sono i seguenti:

  • da un browser, entrare nell'account Google scolastico, nome.cognome@tron.gov.it
  • aprire Calendar (dalla griglia d i3x3 quadratini in alto a destra)
  • cercare la scritta "altri calendari", in basso a sinistra, e cliccare sulla freccia a destra --> aggiungi calendario
  • su "email della persona da contattare" scrivere "agenda.tron@tron.gov.it" e confermare cliccando su "aggiungi"
  • Ora, sotto "altri calendari", dovreste vedere il nome "agenda tron". Se non lo vedete, cliccate sulla scritta "altri calendari"
  • cliccando sul nome del calendario esterno potete attivare o disattivare la visualizzazione
Una volta fatte queste operazioni, l'agenda d'istituto sarà accessibile anche sugli altri dispositivi (tablet, smartphone) su visualizzate il vostro calendario.

Trucchi e suggerimenti

Alcuni suggerimenti associati
  • Potete usare questa tecnica anche per visualizzare altri calendari: io per esempio ho il mio calendario personale, associato al mio account personale gmail (roberto,danzo@gmail.com): tengo i due calendari separati (impegni scolastici e personali) ma da ciascuno li vedo entrambi. Si possono anche visualizzare gli impegni del coniuge, se il coniuge ci dà l'accesso alla sua agenda.
  • Se un evento dell'agenda d'istituto ci riguarda, possiamo copiarlo nella nostra agenda: basta cliccarci sopra, e su "altre azioni", scegliere "copia in.." ed il nome del nostro calendario

martedì 2 maggio 2017

Inoltrare le mail da Lotus a Gmail

Problema

Quasi tutti i servizi informatici del Tron sono stati spostati sulla piattaforma Google. Alcuni servizi però sono ancora su Lotus (circolari, verbali, programmazione). Per questo alcuni avvisi arrivano ancora su Lotus invece che su Gmail. Questo ci costringe ad andare ogni tanto su Lotus per leggere le mail arrivate lì.

Soluzione

Si può istruire Lotus ad inoltrare tutte le mail che arrivano sul nostro indirizzo su Gmail. In questo modo non dovremo più aprire Lotus, vedremo tutto dall'account Google.
Per far questo c'è un po' di lavoro da fare: si farà una volta sola, poi ce ne potremo dimenticare.

Premesse 

Per inoltrare la posta da Lotus a Google è necessario un indirizzo di posta intermedio, che può essere creato con qualsiasi provider: nelle istruzioni io lo creerò su Gmail, ma nulla vieta di usarne uno diverso (ma in questo caso l'operatività cambia). Nel seguito mi riferirò a tre diverse caselle email:
nome.cognome@tron.vi.it, la casella su Lotus
tron.nome.cognome@gmail.com, la casella di scambio su gmail (ma il nome può essere diverso)
nome.cognome@tron.gov.it, la casella del Tron su Google

 

Creare un account gmail di scambio

Clicchiamo qui per creare un nuovo account, che useremo solo per trasferire la posta. Come nome utente potete usare tron.nome.cognome@gmail.com, se disponibile, o qualsiasi altro nome. Inserite i vostri dati ed una password facile da ricordare.

Inoltrare le mail da Lotus all'indirizzo di scambio

  • Aprite Lotus da Web (www.tron.gov.it, aree --> docenti --> posta docenti --> archivio  posta (notes). Date il vostro nome cognome e password.
  • Dalla colonna sinistra, click su "strumenti --> regole", quindi click su "nuova regola".
  •  La condizione sarà "mittente contiene tron", e l'operazione sarà "invia copia a tron.nome.cognome@gmail.com" (voi la sostituirete con il nome della vostra email di scambio).
  • Confermate.

Inoltrare le mail dall'indirizzo di scambio alla casella Gmail del Tron

Aprite ora la vostra casella di scambio. 
  • Cliccate sull'ingranaggio in alto a sinistra, quindi su "impostazioni" --> "inoltro e POP/IMAP". 
  • Su "Inoltro", click su "aggiungi un indirizzo di inoltro", ed inserite il vostro indirizzo del tron (nome.cognome@tron.gov.it). Verrà mandata una mail al vostro account nome.cognome@tron.gov.it, da cui dovrete confermate che accettate di ricevere le mail inoltrate: dovete quindi aprire la mail su nome.cognome@tron.gov.it e confermare l'accettazione dell'inoltro 
  • Cliccate sull'ingranaggio in alto a sinistra, quindi su "impostazioni" --> "Filtri ed indirizzi bloccati". 
  • Click su "crea un nuovo filtro", 
  • Nella finestra che segue, nel campo "Da" scrivete "*@tron.vi.it", quindi click in basso a destra su "crea filtro con questa ricerca". Nella nuova finestra cliccate su "non inviare mai a spam"; cliccate anche su "inoltra a", e come indirizzo di inoltro scegliete dall'elenco l'indirizzo nome.cognome@tron.gov.it. Confermate cliccando su "crea filtro".

Verifica

A questo punto tutto dovrebbe funzionare. Per verificarlo: chiedete ad un collega di entrare in Lotus, e di mandarvi una mail a nome.cognome@tron.gov.it oppure a nome.cognome@tron.vi.it.
Nel giro di qualche minuto dovrebbe arrivarvi sulla vostra casella gmail nome.cognome@tron.gov.it.



martedì 4 aprile 2017

Avvisi su mail e calendario per le supplenze

Stiamo implementando il sistema per avvisare il docente quando viene assegnata una supplenza.
Il sistema è in fase di rodaggio, se vi fossero cambiamenti scriverò qui le novità.
Al momento (4 aprile 2017), quando viene assegnata una supplenza viene inviata al supplente una mail, con i dati relativi (classe, aula, giorno e ora). In aggiunta a ciò, il messaggio contiene un invito ad un evento: si tratta di un oggetto che viene copiato sul nostro calendario (e che noi possiamo accettare o rifiutare).
In questo modo, se anche ci arriva il lunedì un avviso per una supplenza il sabato, non occorre ricordarsi la supplenza dal lunedì al sabato: basterà consultare il nostro calendario il sabato. Inoltre, l'evento di solito è associato ad un promemoria 10 minuti prima (anticipo che possiamo modificare), quindi sul nostro pc portatile/tablet/smartphone riceveremo un avviso.
Nb: questo è a mio avviso un buon motivo per cominciare ad usare il calendario associato al nostro account scolastico.

Alcune possibili sistemazioni per adattare questo sistema alle vostre preferenze:

  • Se non volete vedere la mail di avviso, potete spostarla in una cartella diversa dalla principale (tipicamente potete spostarla sotto "aggiornamenti"), la voce di calendario si genererà comunque.
  • Se proprio non ne volete sapere di questo sistema, spostate il primo messaggio che vi arriva nella cartella "spam" (oppure date il comando "blocca mittente"): non vedrete più altre mail di questo tipo (ma vi consiglio di provarlo prima, secondo me questo avviso è decisamente comodo una volta che ci si è abituati)
  • E' possibile cambiare quanto tempo prima si viene avvisati della supplenza (e di qualsiasi evento nel calendario). Per impostazione predefinita, ogni volta che si crea un evento viene impostato un avviso 10 minuti prima, ma si può cambiare questo valore.

Problemi noti

Al momento non tutti ricevono le notifiche: se vedete che non la ricevete ditemelo e provvederò.
Al momento si riceve un avviso quando la supplenza viene assegnata, ma non quando la supplenza viene modificata/cancellata: questo problema sarà affrontato in seguito.
Dato che il sistema è ancora in fase di test, controllate anche la TV in sala insegnanti, o la pagina https://supplenze.tron.gov.it/elenco/, che al momento dicono l'ultima parola a riguardo.

Approfondimento tecnico
Per chi volesse cambiare il tempo predefinito di anticipo per la notifica, i passaggi sono i seguenti:

  • Dal browser su PC, si apre calendar (con l'account scolastico).
  • Si clicca sulla rotellina in alto a dx, --> impostazioni
  • In alto a sx, sotto "impostazioni calendario", si clicca su "Calendari"
  • Dal nostro calendario personale si clicca su "modifica notifiche"
  • La prima riga, "notifiche di eventi", di solito è impostata su "invia una notifica 10 minuti prima", potete cambiare l'impostazione
Il valore impostato qui sarà applicato di default ad ogni evento creato in questo calendario. In particolare sarà il valore che si trovano gli avvisi di supplenza se noi non andiamo a modificarli.

E' comunque possibile modificare questo anticipo separatamente per ogni singolo evento (per esempio, se si imposta un compito in classe ci si può mettere una notifica 2 giorni prima, per ricordarci di preparare il compito, ed un'altra notifica 2 ore prima, per ricordarci di stamparlo).





lunedì 3 aprile 2017

Calendario Google

Posto qui alcuni piccoli trucchi per il calendario collegato al nostro account scolastico 

Formato data e ora
Nella versione desktop di calendar (quella che si vede sul PC) di default abbiamo l'impostazione anglosassone di data e ora (la data come mese/giorno/anno, l'ora come 4.00 PM invece che come 16.00).
Se la cosa vi dà fastidio e volete il formato italiano, cliccate sulla rotellina sotto la vostra foto --> impostazioni --> impostazioni generali. Da qui, su "formato ora" e "formato data", potete scegliere il formato preferito

Leggere il calendario da smartphone e tablet
Il modo più veloce per avere il calendario e gli avvisi su dispositivo portatile è di installarsi l'app Google Calendar. Si tratta però di una app a mio avviso fatta male: molto meglio agganciare il nostro calendario google del Tron allo smartphone.
Per far questo bisogna aggiungere l'account nome.cognome@tron.gov.it al dispositivo, lavorando nelle impostazioni.
Nei dispositivi Android mi risulta che il tutto non presenti problemi, mentre ho riscontrato un problema con l'Iphone e l'Ipad, e vi dò la procedura per aggirarlo.
Si va su Impostazioni --> Calendario --> Account, quindi su "aggiungi account". Qui la logica spinge a cliccare su "Google", ma così la procedura non va in porto. Bisogna invece cliccare su "Exchange", inserire come E-mail nome.cognome@tron.gov.it, la password, una descrizione del genere "calendario Tron", e si clicca su avanti. Poi, come "Server", inserite
m.google.com
A questo punto avrete, nella app calendario dell'Iphone, la possibilità di vedere gli eventi del calendario del Tron, ed eventualmente di attivarne gli avvisi.
Su Ipad la procedura è identica.

Non conosco il motivo di questa anomalia: mi risulta che sia comune agli account google aziendali e scolastici, quelli per intenderci del tipo @nomeistituzione invece che @gmail.com

giovedì 30 marzo 2017

Gestione documenti con Google Drive

Da quest'anno i documenti per l'esame di stato non saranno più gestiti tramite chiavette USB, ma con delle cartelle condivise di Google Drive, attraverso gli account scolastici nome.cognome@tron.gov.it. Nel futuro saranno sempre di più i documenti della nostra scuola che verranno gestiti attraverso Drive. Posto qui di seguito alcune istruzioni generali per usare Drive, e istruzioni specifiche sulla gestione dei documenti dell'esame di stato. Chi già conosce Drive può andare al secondo capitolo.

Uso di Google Drive

Per accedere a Drive da PC: da Gmail, o da qualsiasi altra applicazione della suite di Google (a cui siete entrati con il login nome.cognome@tron.gov.it) cliccate sul quadrato "App google" formato da 3x3 quadratini in alto a destra, vicino alla vostra foto del profilo. Dalla lista di applicazioni, cliccate su Drive.
Da smartphone o tablet: dovete installare l'applicazione Drive, inserendo poi l'account scolastico. In alcune versioni dovrete poi installare anche l'applicazione aggiuntiva "documenti", ma vi verrà chiesto quando serve.
Drive è un hard disk su remoto: voi potete salvare qualsiasi file su Drive, e ritrovarlo su un altro PC, o sul vostro cellulare, una volta connessi ad Internet. Potete creare cartelle e sottocartelle, e potete trascinare files da una cartella sul PC ad una cartella su Drive (oppure potete caricare file da Drive col pulsante nuovo --> caricamento file, o caricamento cartella).
Ma drive è molto di più: permette di scrivere e modificare documenti, fogli elettronici e presentazioni solamente col browser. E' un po' più rudimentale di Office, ma molto più pratico. Permette di condividere documenti con altri utenti della scuola, e di modificarli anche in contemporanea, senza preoccuparsi di inviare l'ultima revisione del documento. E' possibile condividere un documento, o un'intera cartella, in modalità di modifica (l'altra persona potrà modificare il documento), in modalità di lettura, o anche di commento (l'altra persona potrà proporre delle modifiche, poi il proprietario potrà accettarle o rifiutarle).

Per iniziare

Una volta fatto l'accesso in google, aprite Drive, come scritto sopra. Con il pulsante "nuovo" potete creare cartelle (e sottocartelle), documenti di testo, fogli di calcolo (la versione online di excel) e presentazioni. Potete anche caricare file dal vostro PC, col pulsante nuovo --> caricamento di files.
Si possono caricare documenti (word, excel o power point), file PDF e altri.

Gestione documenti esame di stato

Per la gestione dei documenti dell'esame di stato, voi lavorerete con dei documenti creati da altri (la segretaria Stefania Fasolo), quindi da Drive dovete cliccare su "Condivisi con me", quindi doppio click sulla vostra classe.
Qui trovate: 
  • tutti gli allegati delle varie materie. Voi avete la possibilità di leggerli tutti, ma di modificare solo il vostro (che è quello che dovrete completare come negli scorsi anni. Il coordinatore di classe ha la possibilità di modificarli tutti.
    ATTENZIONE: se avete un file di word da cui prendere il programma potete fare il copia-incolla, da word al documento Google. Fatelo per singoli capitoli (la numerazione potrebbe essere diversa). Se la formattazione viene diversa, impostate "calibrì 12" come carattere. e' anche possibile, quando si incolla, incollare senza formattazione (dal menù modifica, oppure CTRL+SHIFT+V)
  • una cartella "griglie", che contiene le griglie di dipartimento: per voi è di sola lettura, le griglie non vanno modificate (a meno che non abbiate scelto, come consiglio di classe, di adottare griglie diverse: in questo caso il coordinatore potrà modificarle)
  • Una cartella "simulazioni 3° prove", dove dovrete inserire i testi delle terze prove somministrate agli studenti. Consiglio di inserirle in formato PDF, così non si rischiano modifiche accidentali
Se avete un drive molto affollato, suggerisco di aggiungere la cartella della classe quinta agli speciali (tasto dx --> aggiungi agli speciali). In seguito, cliccando su "speciali" la ritroverete velocemente.

venerdì 20 gennaio 2017

Usare la fotocopiatrice come uno scanner

La fotocopiatrice in sala insegnanti (ma anche le altre fotocopiatrici nei corridoi) possono essere usate come scanner, salvando automaticamente i files scansionati su una chiavetta USB.
Si possono salvare files in formato PDF o immagine (Xpf o TIFF), scegliendo risoluzione e colore.
Si possono scansionare fogli sciolti, inserendoli nel caricatore (sia a facciata singola che fronte-retro), e si possono scansionare pagine di libro appoggiandole sul vetro come per una fotocopia normale. 
Potete usare lo scanner per scansionare pagine di libri e appunti da dare agli studenti (senza bisogno di passare per la carta), oppure per scansionare qualche compito che volete conservare.
Ma passiamo alle istruzioni.

  • Si inizia inserendo la chiavetta USB nella presa sotto il pulsante di copia


  • Dal pannellino si clicca su "invio immagine", prima riga in alto



  • Da qui si possono scegliere le impostazioni di scansione (colori o bianco e nero, tipo file, risoluzione, singola facciata o fronte/retro, nome del file, ecc...)
  • Ora si clicca su "Scan. Mem. USB", sulla seconda riga qui sotto,


e si può iniziare a scansionare:
  • Si posiziona l'originale (sul piano di vetro o sul caricatore), si clicca sul pulsante di copia, e le immagini vengono spedite alla chiavetta USB invece che in stampa.
ATTENZIONE: se avete caricato un pacco di fogli l'operazione si arresta automaticamente quando il pacco è esaurito; se invece state scansionando dal piano di vetro, dopo la prima copia vi verrà chiesto se scansionare ancora o se avete finito

Voi continuate a girare pagina e cliccare sul pulsante "copia", quando avete finito cliccate su "fine lettura". A questo punto tutte le pagine scansionate vengono inviate alla chiavetta USB.

Ci sono diverse osservazioni da fare e precauzioni da prendere, ma lavorandoci un pò ci prenderete mano. Le prime cose che mi vengono in mente:
  • Cliccando su "nome file" (a sx sul pannellino di controllo) potete impostare la cartella e il nome del file su cui salvare la scansione (altrimenti verrà salvata con un nome casuale, che poi potrete modificare col PC) 
  • Diversamente dalle fotocopie usuali, la fase di scansione non è segnalata dalla copia che esce, e dal rumore della stampa, le prime volte non si sa quando si può alzare il libro per girare la pagina: la scansione dura circa 1 secondo, da quando avete premuto sul pulsante di copia, e la potete vedere osservando la luce dello scanner da sotto il coperchio.
Buon lavoro.





venerdì 13 gennaio 2017

Inserimento voti per scrutinio primo periodo 2017

A questo link potete trovare le istruzioni per i docenti aggiornate a gennaio 2017.
Per le modalità di recupero e di verifica scelte dai dipartimenti potete consultare questo documento.
Su questo link infine trovate le istruzioni per i coorinatori.