lunedì 15 novembre 2021

Invio programmato mail

 Il sistema di posta elettronica che usiamo, Gmail, ha una caratteristica molto utile: la possibilità di programmare e ritardare l'invio di una mail.
Può essere utile se prepariamo una mail nel weekend e vogliamo che questa sia inviata il lunedì mattina.

I passaggi sono molto semplici:

- Una volta creata la mail, invece di cliccare su "invia", si clicca sulla freccia a fianco, e da lì su "programma l'invio"




Si sceglie una delle opzioni proposte (domattina, questo pomeriggio,...) oppure si clicca su "scegli data e ora" per una maggior precisione



E' tutto.

giovedì 23 settembre 2021

Trucchi per la gestione di Google Drive

Posto di seguito alcuni suggerimenti per lavorare più facilmente con Google Drive.

Vi rimando intanto a questo post, in cui davo delle indicazioni di massima legate all'uso dei documenti dell'esame di stato su Drive, e che contiene qualche indicazione di base sempre utile.

Sapete tutti che Drive è un servizio di archiviazione su cloud, e dovrebbe funzionare come un disco o chiavetta USB, presente sui server di Google invece che a casa nostra. In realtà l'interfaccia web è diversa da quella di, poniamo, esplora risorse di Windows, quindi noi la troviamo più scomoda in quanto non ci siamo abituati. Inoltre, oltre ai nostri files e cartelle personali abbiamo anche delle risorse condivise da altri (colleghi, capi dipartimento, presidenza...) che rischiano di generare ulteriore confusione.

Per muoversi meglio io suggerisco questi strumenti:

Google drive per desktop

Sul vostro PC o Mac potete installare Google drive per desktop: si tratta di una applicazione che genererà nel vostro sistema un disco G:, che voi vedrete come una chiavetta, e che vi mostra il vostro drive personale (corrispondente a "il mio drive" su web). A questo punto potrete accedere al vostro drive con esplora risorse, o con finder, e creare cartelle - spostare - rinominare come siete abituati a fare sul PC. Anche aprendo due finestre e trascinando dall'una all'altra, se così siete abituati.
Per accedere da qui alle risorse condivise da altri, dovete usare le scorciatoie, come spiego dopo.
Questo suggerimento riguarda l'uso con un PC, da qui in poi ci sono suggerimenti per l'uso nell'interfaccia web

Uso degli "speciali" su Drive

Se avete un file, o una cartella, che usate spesso, potete marcarlo come "speciale" (la stellina gialla) con il tasto destro.
In questo modo a) quando lo visualizzate questo avrà la stellina gialla e b) cliccando su "speciali" a sinistra vi trovate tutti i files e le cartelle contrassegnate così. Io personalmente uso gli speciali per contrassegnare le cartelle di dipartimento, e le altre cartelle condivise che mi potranno interessare in futuro: la vista "condivisi con me" è decisamente difficile da usare, mi mostra gli oggetti in ordine cronologico e dopo qualche tempo non si trova più quello che interessa.
Il difetto di questo strumento salta fuori se lo usate troppo intensamente, e vi trovate troppi "speciali" su cui cercare. Conviene cancellare dagli speciali quello che non serve più, ma si può anche creare categorie e cartelle con i seguenti due strumenti

Spazi di lavoro

Cliccate a sinistra in alto su "priorità", quindi su "spazi di lavoro --> crea". Questo vi permette di creare una "cartellina" che contiene i link ai files che vi interessano, trovando lì tutti i riferimenti. Se per esempio dovete creare un documento, poniamo un PEI, e per farlo dovete consultare diversi altri documenti, in diverse cartelle, ed alcuni condivisi con voi, potete mettere in questo contenitore i link di tutto quello che vi serve.
Potete anche creare, a titolo di esempio, uno spazio di lavoro "programmazione iniziale", dove tenete i files che state preparando assieme alla programmazione di dipartimento.
Oppure potete creare uno spazio di lavoro "collegi docenti", in cui archiviate tutti i link ai diversi documenti che vi sono stati condivisi nel passato.
ATTENZIONE: in uno spazio di lavoro, si possono creare solamente link a files, e non link a cartelle.

Aggiungi scorciatoia a Drive

A partire da un file o una cartella che vi interessa recuperare in futuro, con un click col tasto destro potete cliccare su "aggiungi scorciatoia a Drive". Da qui vi fa scegliere la cartella in cui salvare un link a questo file. Potreste creare una cartella chiamata "speciali", ed usarla come gli speciali, ma qui avete un paio di vantaggi:
- potete cambiare il nome del link per dargli una denominazione più chiara per voi (specialmente se si tratta di un documento condiviso che ha un nome ufficiale che per voi significa poco)
- potete creare cartelle e sottocartelle di link, così da dar loro più ordine e struttura, e non trovare tutti i vostri riferimenti nello stesso posto.

Si può creare una scorciatoia anche con la tastiera, con una sorta di copia&incolla: 
  • dalla cartella drive selezionate il file, o la cartella, di cui volete creare una scorciatoia, e digitate CTRL+C
  • passate nella cartella in cui volete mettere la scorciatoia, e digitate CTRL+SHIFT+V

Accedere a file condivisi da Google desktop con le scorciatoie

Se vi create una cartella "scorciatoie" nel vostro drive personale, e in questa cartella ci mettete una scorciatoia ad un file, o cartella, condivisi, ci potete accedere anche da Google desktop: cliccando il link da google desktop potrete accedere alla risorsa condivisa


mercoledì 14 aprile 2021

Nuove stampanti: guida all'uso


Cari colleghi,

come avrete visto, nelle sale insegnanti e nei corridoi sono state installate delle nuove stampanti. Si tratta di stampanti tecnologicamente più evolute, con un bel pannello touch, che permettono di effettuare scansioni più facilmente, di stampare direttamente dalla chiavetta USB (senza passare da un PC) e altre piacevolezze tecnologiche che vi dettaglierò più avanti. Ma in particolare queste stampanti permettono un controllo più preciso delle stampe effettuate da ciascuno di noi, e ci sono delle procedure, diverse da prima, da imparare per poter stampare e fotocopiare. Le cose cambiano notevolmente, ma vi posso assicurare che una volta presa la mano il sistema sarà più facile da usare.

Architettura generale del sistema

Prima, quando si lanciava una stampa questa andava direttamente sulla stampante. Ora, quando si lancia una stampa da PC, la stampa rimane nella vostra coda di stampa: dovrete andare sulla stampante, verificare la coda di stampa, e confermare il lavoro che volete mandare in stampa.
Non siete vincolati a stampare su una specifica stampante: se la stampante in sala insegnanti è occupata, potete andare su una stampante nei corridoi e mandare in stampa i lavori che avete nella coda di stampa. 
Questo metodo presenta il grosso vantaggio di controllare quello che state per stampare, e di evitare di stampare 20 (o 200) pagine per errore, quando magari l'intenzione era di stampare una pagina sola.
Questo metodo permette inoltre di controllare tutte le stampe effettuate da ciascuno, mettendo in un unico conto stampe e fotocopie. Ciascuno di noi avrà precaricate nel suo conto 2000 copie, e quando saranno esaurite si potrà richiedere la ricarica.

Scheda personale

A ciascuno di noi verrà consegnata una scheda magnetica personale: potete immaginarla come l'equivalente della scheda fotocopie di prima, ma questa sarà necessaria anche per stampare da PC (e quindi sarà il caso di averla sempre con voi). Questa scheda avrà stampato, oltre al vostro nome, un ID scheda, un codice di una lettera e 3 numeri (per esempio, Z473).

Quando lanciate una stampa da PC, vi verrà chiesto il vostro ID Scheda, quello che ci trovate stampato sopra. Una volta confermata la stampa dal PC, dovrete andare su una stampante (solitamente quella in sala insegnanti, ma non necessariamente) ed identificarvi avvicinando la scheda magnetica sul lettore. A quel punto vedrete la vostra "coda di stampa" (con dentro i lavori che avete mandato a stampare), e per ciascuno potrete scegliere se mandarlo in stampa, oppure di cancellare il lavoro dalla coda (se avete lanciato una stampa per errore).

Qualche immagine

Questa è la finestra che vi esce quando lanciate una stampa: dovete inserire il vostro ID utente, scritto sulla vostra tessera magnetica, e confermare

Una volta lanciata la stampa da PC, possiamo andare su una stampante e confermare la stampa dei nostri lavori.

Il sensore per la carta magnetica


Una volta passata la carta magnetica sul sensore vedrete il vostro nome in alto a destra, che vi conferma che siete stati identificati


 notate l'elenco dei lavori nella coda di stampa: qui ho lanciato 3 stampe, la prima da 15 pagine, le altre da una sola pagina


Ho evidenziato sotto dove sono indicate il numero di pagine del lavoro in coda: controllate, prima di confermare il lavoro, che il numero di pagine sia congruo




Potete decidere, per ciascun lavoro, se mandarlo in stampa, o cancellarlo se c'è stato un errore


Dettagli da nerd  

Quanto scritto sopra è sufficiente per usare con facilità e profitto le nuove stampanti.
Nel seguito posto qualche astuzia tecnica.

Codice identità per sostituire la scheda

Per chi, come me, sa che si dimenticherà la scheda a casa, o la perderà da qualche parte, c'è la possibilità di avere un codice numerico (detto "codice identità") per accedere alla stampante senza scheda.
Una volta in possesso di questo codice identità, quando andate sulla stampante invece di strisciare la carta magnetica inserite questo codice, e le cose funzioneranno come prima.
Chiaramente dovete stare attenti, che se qualcun altro viene a conoscenza di questo codice potrà fare fotocopie e stampe caricandole nel vostro conto.
Per ricevere il codice identità dovete mandare una richiesta via mail all'indirizzo assistenza@tronzanella.edu.it