martedì 1 dicembre 2020

Come invitare i genitori ai colloqui con Meet

 "A grande richiesta" posto le istruzioni per gestire i colloqui online con i genitori secondo le indicazioni della circolare 208.
Si tratta di una modalità che mi ha lasciato perplesso inizialmente (mi ero organizzato diversamente, con un unico link meet per tutta la giornata) e mi ha costretto a lavorare per cambiare impostazione, ma alla fine lo trovo più facile da gestire una volta preparato.

Premesse

L'idea è di creare un link meet per ciascun genitore prenotato - quindi 5 genitori per ogni ora di ricevimento, o più se ne avete molti in coda. Non si tratta di un gran lavoro: basta creare 5 appuntamenti con cadenza settimanale, poi si andrà prima di ogni ora di ricevimento (io lo faccio il giorno prima, so di qualcuno che lo fa un'ora prima) ad invitare i genitori al colloquio.
Attenzione: al momento non ci sono mail istituzionali per i genitori, quindi vanno invitati attraverso la mail dello studente. Ho verificato che non ci sono problemi se con lo stesso account nello stesso momento abbiamo il figlio che segue una lezione e il genitore che segue un colloquio - naturalmente su dispositivi diversi.

1) Creare le voci di agenda

Questa operazione va fatta una volta sola. Ipotizziamo di dover impostare 5 colloqui la 5° ora, dalle 11.40 alle 12.20. Ciascun colloquio sarà quindi di 8 minuti.
Impostiamo il 1° colloquio, dalle 11:40 alle 11:48: lo metteremo con ricorrenza settimanale, e non aggiungiamo videoconferenza o invitati a questo punto


Questa è la schermata appena creato l'evento



Questa è la schermata come va modificata


A) Si inserisce un titolo comprensibile per noi e per i genitori che verranno invitati
B) per impostare l'orario iniziale, bisogna scriverlo a mano: si clicca sull'orario col mouse e si scrive 11:40, con i due punti come divisore tra ore e minuti. Lo stesso con l'orario finale, 11:48
C) Si clicca su "non si ripete" e si imposta una ripetizione settimanale
D) Si salva

Andiamo ora a duplicare questo evento altre 4 volte. Si clicca sull'evento in calendario, si clicca sulla matitina (in alto a destra), quindi su "altre azioni --> duplica"



Ora si vanno a modificare A) il titolo e B) l'orario di inizio (si scrive con la tastiera 11:48);
 l'orario di fine colloquio si aggiorna con la stessa durata, di 8 minuti, quindi sarà 11.56


Le altre impostazioni si mantengono. Alla fine si salva (C)
Si ripete fino al 5° appuntamento, e alla fine avrete sulla vostra agenda questi appuntamenti creati

Ultimo passaggio: si clicca su ciascun appuntamento per aprirlo, si clicca sulla matita per modificarlo e si aggiunge una videoconferenza Meet cliccando sul pulsante relativo. 



Poi si salva. Quando mi chiede se va fatto su questo evento o su tutti, rispondo su tutti (altrimenti dovrei farlo per ogni settimana)


Questa operazione va fatta 5 volte, sui 5 appuntamenti. Non va fatta prima di duplicare, altrimenti avremo un unico codice Meet per tutti i colloqui, a rischio di sovrapposizioni.
Abbiamo finito il grosso del lavoro.



2) Convocare i genitori

Ogni settimana, indicativamente il giorno prima del colloquio, andiamo a vedere i genitori prenotati.
Se, per esempio, in prima posizione sono prenotati i genitori di Paolo Rossi, dovrò invitare paolo.rossi@tronzanella.edu.it al colloquio in prima posizione.
Per far questo si clicca sul primo evento, click sulla matita, poi si va su "aggiungi invitati" e si scrive il nome dello studente
In questo caso lo studente non esiste, quindi ho dovuto scriverlo per esteso: nel caso di studenti reali l'autocompletamento vi permette di confermare lo studente dall'elenco mentre scrivete il nome
ATTENZIONE: in questo caso la modifica va fatta solamente per l'evento corrente, non per le settimane successive, altrimenti vi troverete lo stesso genitore invitato per le settimane seguenti.


Inoltre, quando vi viene chiesto se inviare una mail di invito, confermate cliccando su "invia"

Si ripete il passaggio per tutti i genitori della giornata

Durante il colloquio

Dal vostro calendario, potete aprire l'appuntamento e da lì la conferenza. Oppure potete andare sulla home page di Meet, e vi trovate tutti gli appuntamenti già impostati