Casella di posta alleggerita: ora c'è la bacheca

Avrete notato che da un paio di settimane la casella di posta è più leggera: questo perché molte email provenienti dall'esterno, che prima venivano inoltrate a tutti i docenti, ora sono inoltrate sulla BACHECA del Tron.
Vi invito a consultare periodicamente la bacheca (non serve molto tempo, basta scorrere i titoli per vedere se ci sono comunicazioni che vi interessano).
La baheca è accessibile in 2 modi:

1. dal cruscotto del Lotus, pulsante bacheca
2. dal sito del Tron, aree --> docenti --> bacheca. In questo caso vi verrà richiesto uno username e password, usate lo stesso della posta.

Nota tecnica: la bacheca è una casella di posta, a cui avete tutti diritto di accesso in lettura ma non in scrittura - in particolare non potete cancellare i messaggi.

Alleggerimento casella di posta: richiesta parere.

Non so se notate anche voi con fastidio che ultimamente la casella di posta  @tron.vi.it si sta appesantendo, e le mail importanti vengono annegate nel mare di comunicazioni di tutti i tipi.
Per alleggerire la casella, prossimamente tutte le mail "informative" che vengono spedite alla casella "info", e che finora vengono inoltrate a tutti, verranno copiate in una "bacheca" accessibile dal cruscotto.
In questo modo tutte le informazioni rimarranno disponibili, ma in un posto separato dalla casella di posta personale.
Vorrei un vostro parere su questa operazione (se vi sembra utile, inutile o fastidiosa).

Vi chiedo un parere anche su un'altra idea che ho per alleggerire la casella di posta: lo stesso lavoro che ho fatto con la posta dall'esterno si può fare anche con le circolari.
Mi spiego meglio: si potrebbe disabilitare la notifica delle circolari sulla mail. Basta ricordarsi di guardare le circolari: dal cruscotto del Lotus sarà disponibile la posta personale, la "bacheca" (con tutto quello che ci viene proposto dall'esterno) e le circolari. Basta avere l'abitudine di sfogliarli tutti. La quantità di materiale da consultare è la stessa, ma sarebbe distribuita in maniera diversa, secondo me più leggibile.

Che ne pensate di questa seconda proposta?
Fatemi sapere via mail, oppure nei commenti al post del blog (meglio questa seconda via, così i commenti rimangono raggruppati nello stesso posto.

Revisione bimestrale del registro elettronico

Dopo qualche tempo ed un po' di esperienza col registro provo a dare qualche suggerimento.

Dall'analisi dei problemi e difficoltà sorti, risulta che la maggior parte dei problemi nascono dalla compilazione non puntuale del registro:

1. Se l'insegnante della prima ora non segna gli assenti rompe le scatole agli insegnanti delle ore successive che si trovano le assenze sbagliate.
2. Se il professore della 3° ora, per esempio, non firma per tempo, l'insegnante della 4° ora si troverà un buco, e rischia di firmare nella 3° ora invece della 4°
3. Se il suddetto professore della 3° ora poi non segna le uscite anticipate (o le entrate in ritardo) nelle ore successive ci saranno altri errori nelle assenze.
4. Si ricorda poi che, nel caso di entrate e uscite in ritardo, il docente che vede il tagliandino DEVE segnalare l'entrata o l'uscita e DEVE giustificare l'assenza relativa (si fa tutto nella medesima finestra). in caso contrario rimarrà segnalata l'assenza da giustificare (scritta EVENTI a fianco del nome) costringendo gli altri colleghi a fare il lavoro per loro.

Fate poi attenzione se avete più materie nella stessa classe: è molto facile sbagliare materia nell'assegnare il voto. Nel caso di un singolo voto non è difficile cambiare, ma nel caso del voto di un compito è necessario cancellare e riscrivere i voti uno per uno. 

Un suggerimento: se volete controllare e verificare la corrispondenza tra le date dei voti e le date delle lezioni, è possibile aprire simultaneamente 2 finestre, una con il registro lezioni ed una con il registro voti.

Accesso ai compiti già archiviati

Attraverso la piattaforma Lotus potete accedere ai compiti scansionati, sia che li abbiate scansionati voi, sia che siano stati scansionati dalla segreteria.
Su tutti i PC della sala insegnanti c'è già il link veloce: dalla finestra di Lotus si va sulla barra di icone verticale a sinistra, e si clicca sull'ultima in basso (cerchio giallo con disegno rosso). Da qui avete accesso ai vostri compiti già scansionati.
Se usate un PC diverso il percorso è: menù --> file --> applicazione --> apri, cerca in tron3/tron, cartella Master Mind --> Applicazione verbali.
A breve dovrebbe arrivare anche il link sul cruscotto del Lotus, che così sarà uguale su tutti i PC

Problemi con la posta del tron wia web (da casa)

Molti colleghi hanno notato di non essere in grado di inviare mail da casa.
Si tratta di un bug dell'interfaccia web di lotus, che non so ancora quando si verifica, che non permette di inviare mesaggi.
Risoluzione:
basta attivare la modalità SEMPLIFICATA invece della modalità COMPLETA: basta cliccare il pulsante in alto a destra e cambiare.
Purtroppo la modalità completa è il default, ogni volta che aprite la posta dovete cambiare modalità.

Piccolo trucco: se avete già scritto un messaggio, e non riuscite ad inviarlo, selezionate e copiate tutto il testo; cambiate modalità, il messaggio verrà cancellato, e lo riscriverete incollandolo.

Colloqui on line: istruzioni per i genitori

Per il secondo anno i colloqui con i genitori vengono gestiti on line.

• Per accedere a questo servizio dovete accedere all'indirizzo http://www.tronweb.it/tnt (oppure, dal sito della scuola, www.tron.vi.it cliccare su aree --> genitori --> prenotazione colloqui).
• Per accedere la prima volta dovete avere un foglio, che riceverete da vostro figlio, contenente una matricola (la stessa che si trova nel libretto delle giustificazioni) ed una password.
  La prima volta vi sarà richiesto un indirizzo email (che è necessario per le notifiche: se un docente deve disdire un appuntamento già preso ne riceverete notizia sull'indirizzo di posta che avete dato a questo punto).
• Seguite le istruzioni del sistema (vi chiederà di inserire un codice che vi viene mandato per email, per controllare la correttezza dell'indirizzo), e alla fine avrete accesso al sistema TNT, per l'accesso a vari servizi per i genitori e per gli studenti (questionari, wiki - materiale didattico messo a disposizione dai docenti, e prenotazione colloqui).
• Una volta entrati consiglio di cambiare subito la password (a destra opzioni --> impostazioni, quindi a sinistra "password") e di inserirne una facile da ricordare. E' bene che la password sia a disposizione anche dello studente, per scaricarsi eventuale materiale didattico e per iscriversi all'esame ECDL.
• Se la password venisse smarrita potrà essere recuperata cliccando sul link "password dimenticata?", ed inserendo l'indirizzo email che si è fornito all'inizio.
• In caso di problemi, mandate una mail a  direzione@tronweb.it. Si può chiedere aiuto anche agli studenti del tronweb, in particolare a Michele Federle (5EA)
  
  
  
  

Una volta entrati, sarà possibile prenotare un colloquio con i docenti. L'uso è molto semplice, non necessita di istruzioni particolari. Potete disdire un colloquio entro 2 giorni dalla data del colloquio stesso.

Colloqui On line: istruzioni per i docenti

Primo accesso

Ci sono alcune differenze con il sistema dello scorso anno:

• L'indirizzo è diverso: www.tronweb.it/tnt (lo trovate comunque dal sito del Tron aree --> genitori --> prenotazione colloqui)
• La password è nuova, e vi verrà consegnata a breve.
• Dovrete rifare la procedura di attivazione: dovrete inserire la password che vi è stata consegnata, vi verrà chiesta un indirizzo email, al quale verrà mandato un codice di sblocco. Con questo codice potete attivare l'accesso al sistema (in questo modo il sistema è sicuro di avere un indirizzo email a cui inviare le notifiche: genitori che hanno disdetto il colloquio, apertura di nuove sessioni, ecc...). A questo punto è consigliato entrare nelle opzioni (tasto alto a dx) e cambiare la password, inserendone una più facile da ricordare - per esempio la stessa di lotus -

Durata colloquio

Una volta entrati vi trovate l'orario di ricevimento (se è sbagliato chiedetemelo che lo posso correggere); dovrete prima di tutto impostare la durata dei colloqui (se per esempio ponete 5 minuti, avrete 11 colloqui in un'ora) e cliccare su "crea anteprima", che vi mostra come l'ora di ricevimento viene divisa. Si tratta di un'anteprima, potete modificarla ed eventualmente inserire una pausa. L'ultimo appuntamento di solito dura meno degli altri (il resto della divisione) se non volete renderlo disponibile potete inserire una pausa.

Esempio: se in un'ora di 55 minuti imposto un colloquio da 6 minuti, mi escono 9 colloqui per un totale di 54 minuti, e rimane l'ultimo colloquio da 1 minuto: a  questo punto posso inserire una pausa da un minuto per eliminare questo minuto residuo

Una volta scelta la struttura che vi aggrada, cliccate su "salva impostazioni durata" per confermare.

Messaggio iniziale ed indisponibilità

• Si può impostare un eventuale messaggio iniziale che sarà visibile ai genitori che prenotano (per esempio, "prenotate possibilmente iniziando dall'inizio" se l'ora di ricevimento è per voi l'ultima.
  Altra casistica, se ho una classe con più materie e voglio più tempo per parlare con i relativi genitori, posso scrivere "i genitore della classe XX si prenotino due turni consecutivi").
• Potete inserire indisponibilità, vale a dire periodi in cui sapete di non essere disponibili (gite, malattie, vacanze che sono segnalate come giorni di ricevimento, altri impegni).
• Una volta impostato il tutto, cliccate su "consenti prenotazioni". A questo punto le prenotazioni sono aperte per i genitori, e non potrete più cambiare la durata dei colloqui: è sempre possibile cambiare il messaggio iniziale e i periodi di indisponibilità

In seguito sarà possibile, in caso di malattia o impegno improvviso, cancellare prenotazioni già fatte dai genitori: il sistema invierà una mail al genitore per avvisarlo della cancellazione.

Registro Elettronico: trucchetti per un uso più veloce

In questo post scrivo qualche piccolo trucco per usare il registro elettronico in modo più efficace, principalmente usando la tastiera.

Visualizzazione finestra

Spesso nel monitor del netbook si perde l'ultima colonna visibile a destra, tipicamente diventa invisibile il pulsante "le mie classi", che serve per cambiare classe.
Anche l'altezza della finestra è limitata, per cui non si riescono a vedere tutti gli studenti della classe.
Ci sono diverse strategie per risolvere questo problema.

• tasti di movimento: i 4 tasti a destra in basso nella tastiera sono i tasti movimento. Mi permettono di muovermi su e giù di una riga alla volta, e anche di muovermi a sinistra e a destra.
  Per muoversi più velocemente nella pagina (soprattutto per muoversi in senso verticale) si possono usare i tasti movimento ASSIEME al tasto blu FN (in basso il secondo da sinistra). In questo modo possiamo muoversi in verticale di una intera videata (Pag^ e Pag v), e si può andare all'inizio o alla fine della pagina.
• Schermo intero: Premendo il tasto F11 la finestra del registro passa a schermo intero, nascondendo la colonna a sinistra e mostrando qualche riga in più. Per tornare alla visualizzazione precedente basta premere nuovamente F11

Gestione password e sicurezza

Come detto in precedenza, è bene NON salvare la password sul netbook, altrimenti c'è il rischio che gli studenti possano recuperare la nostra password se lasciamo incustodito il PC in aula.
Per cancellare la password già salvata: menù modifica --> preferenze --> sicurezza --> password salvate, selezionate la password e cancellatela.

Gestione password più efficiente: creare un altro account

Un modo più efficace di gestire le password è di creare un altro account per l'accesso al netbook (oltre all'account docente, ne creo un altro che si chiama per esempio rdanzo). Questo utente sarà protetto da una password seria, che possiamo scegliere noi, e dentro questo utente possiamo far memorizzare tutte le password che vogliamo (quella del registro, della posta di scuola, della nostra posta personale, ecc...). Nel caso fossimo assenti per molto tempo e venisse nominato un supplente, questo prenderebbe il nostro netbook ma vi accederebbe usando l'utente "docente", senza toccare le nostre password.
Non spiego qui i dettagli di questa operazione, se me lo chiedete vi aiuto ad impostarlo sul vostro netbook.

Uso del nebook con un proiettore

   Il netbook che abbiamo è un PC a tutti gli effetti, col quale possiamo preparare lezioni, video e altre risorse da mostrare agli studenti.
Se per qualche motivo vi trovate meglio ad usare il vostro netbook al posto del PC presente in classe, potete collegare la presa video del vostro netbook al proiettore quindi premere la combinazione di tasti FN+F8 per attivare l'uscita sulla presa video (se l'ultima frase vi è oscura, chiedetemi a voce).

Registro Elettronico: consigli e suggerimenti vari

Posto alcuni consigli sparsi emersi durante i primi giorni di uso del registro.

Richiesta codice scuola

A volte il programma richiede la password, ma salta fuori una finestra che chiede anche il codice scuola, oltre a utente e password

In questo caso ci sono due possibilità:

• possiamo ricordarci il codice della scuola, che è VILS0005 (si può scrivere anche in minuscolo)
• si può cliccare il tasto home del browser (il pulsante con la casetta in alto a destra) e si ritorna alla finestra di ingresso "normale", che non ci chiede il codice scuola.

Registrazione assenze e firma ora

Detto in breve: registrate PRIMA gli assenti (oppure quelli che escono prima, o che entrano in ritardo), e firmate DOPO l'ora. In questo modo le assenze di ciascuna ora saranno registrate correttamente.
Detto con maggior dettaglio: il programma registra in modo separato lo stato dello studente per il giorno  (quello che si imposta dalla finestra qui sotto)
mentre le assenze delle singole ore sono registrate da un'altra parte (il testo "PL" o "AL" che c'è in ogni colonna dell'ora). Quando il docente firma un'ora, le assenze di quella singola ora sono prese dalle assenze del giorno; per questo motivo, se firmo PRIMA di aver segnato le assenze del giorno mi troverò con gli studenti assenti non segnalati, e me li dovrò segnare assenti a mano sulle mie ore. Analogamente, se nella mia seconda ora uno studente entra in ritardo, io devo prima segnarlo entrato in ritardo, e poi firmare la mia seconda ora, in cui sarà quindi correttamente registrato come presente.

Errori nelle assenze

Se avete sbagliato ad indicare le assenze, potete correggerle PER LA VOSTRA ORA. Se notate errori fatti dai colleghi fateglielo presente (a voce o via email) che li correggano.
Gli errori possono essere corretti anche nei giorni successivi.
Finora abbiamo visto due possibili cause di errori: quando si firma prima dell'appello (bisogna poi indicare gli assenti) oppure se uno studente entra in ritardo durante l'ora (bisogna cambiare il suo stato da assente a presente).

Agenda di classe ed annotazioni personali

E' disponibile nel registro un'agenda di classe (cliccando il pulsante) in cui si possono segnalare verifiche, interrogazioni, compiti assegnati per casa, ecc... questa agenda è visibile a tutti i docenti della classe, e in futuro anche agli studenti.
E' anche disponibile per il docente uno spazio per le ANNOTAZIONI PERSONALI (si clicca su "agenda", quindi su "annotazioni personali"). Qui possiamo scrivere informazioni sul singolo studente, cliccando sul suo nome (o sul tasto "+"). Le annotazioni sono visibili solamente al docente, a meno che non si selezioni "nota per la famiglia". Si possono scrivere annotazioni su più studenti, selezionandoli e poi cliccando sul pallino verde con la "M" (annotazioni multiple).

Presenza fuori aula e assenze di istituto

Per gestire le assenze di studenti "per motivi di istituto" (partecipazione a competizioni, riunioni di rappresentanti, ecc...):
A livello giornaliero va selezionata la voce  "PS  stage"
A livello della singola ora (se lo studente per esempio esce per una riunione dei rappresentanti) va selezionata la cella dell'ora (dove sta scritto "PL", presenza a lezione") e cambiata in "PRESENZA FUORI AULA".

Registro elettronico: Si parte!!!

Come è stato comunicato al collegio docenti, quest'anno il registro elettronico diventa operativo. Per rendere meno traumatico il passaggio e per permettere una adeguata formazione, per i primi giorni di scuola saranno a disposizione dei registri provvisori provvisti di elenco degli alunni e di moduli per le registrazioni giornaliere.

In questa nota volevo ripassare i principi di base del registro elettronico, in modo da permettervi di familiarizzare con questi concetti.
Naturalmente ci saranno a breve delle note più tecniche, ed anche alcuni incontri in presenza per la formazione (probabilmente nel pomeriggio dei primi giorni di scuola).

Il nostro registro elettronico è un'applicazione web su cui sono memorizzati, in maniera organica, tutti i dati che prima venivano trascritti sul registro di classe e sul registro del docente (ore svolte, assenze, voti assegnati, programmazione delle verifiche, compiti assegnati per casa...)
Per accedervi è necessario avere una username ed una password personali (DIVERSA DA QUELLA DEL LOTUS) che ci identifica e che verrà consegnata prima dell'inizio della scuola. E' necessario anche avere una connessione ad Internet, cosa che nella nostra scuola non è un problema...
I dati che inseriamo non sono memorizzati nel PC che stiamo usando, ma nel server dell'applicazione, quindi possiamo cambiare tranquillamente postazione per accedere al registro: una volta inserita la propria username, troveremo gli stessi dati.
Il registro può essere compilato in classe e anche fuori (in sala insegnanti o a casa). I dati relativi alla firma dell'ora e agli studenti assenti devono essere scritti subito, le lezioni assegnate e gli argomenti svolti possono essere scritti anche dopo.
Sono disponibili dei netbook (leggi: pc portatili molto piccoli) per gli insegnanti, ma si può usare il proprio portatile, ed anche un telefonino abbastanza recente (personalmente trovo che per la firma e per scrivere le assenze il telefonino vada bene, per scrivere l'argomento svolto dipende dalla dimestichezza che si ha con il tastierino...)

Come procedura operativa, l'insegnante entra in classe, accende il suo dispositivo, apre l'applicazione, scrive la password (se non è già salvata), seleziona la classe tra le sue e "firma" la sua ora, o le sue due ore. Se si tratta della prima ora, vanno segnati gli studenti assenti (non è necessario scrivere il nome per esteso, basta selezionare i nomi dall'elenco); il registro mostra anche gli studenti presenti con assenze non giustificate, così non è necessario andare a controllare assenze e giustificazioni dei giorni passati.
Nelle ore successive si deve firmare la propria ora, e confermare gli studenti assenti (oppure cambiarli, se c'è qualche entrata in ritardo o qualche uscita anticipata).
L'argomento svolto può essere inserito in classe, oppure successivamente (come già si faceva col registro cartaceo), ed andrà scritto una volta sola (scompare il doppione registro di classe - registro del docente).

Sicurezza e password
Username e password per il registro sono gli stessi che si usano per il valuta, ma verranno cambiati all'inizio dell'anno scolastico. Si tratta di una password estremamente importante, che deve essere manipolata con attenzione: è molto importante che nessun altro (in particolare, nessuno studente) possa venirne a conoscenza, altrimenti questo studente potrà accedere al vostro registro e cambiare i voti a suo piacere.
Perdere la password è molto peggio che perdere il registro cartaceo: se voi lasciate incustodito il registro cartaceo in classe, gli studenti possono vedere i voti, ed eventualmente scrivere qualcosa, solo nel momento in cui hanno il registro cartaceo in mano; se hanno la vostra password possono accedere al vostro registro anche successivamente, e fare quello che vogliono. Trattandosi di un registro digitale, non è neanche possibile vedere dalla grafia se quel tal voto l'avete scritto voi o l'ha scritto qualcun altro.
Se avete il sospetto che qualcuno sia venuto in possesso della vostra password, CAMBIATELA SUBITO.
Regole per gestire la password in sicurezza:

• non scrivetela su un foglio volante (che potrebbe cadere dall'agenda)
• non sillabatela mentre la state scrivendo in classe (gli studenti hanno una notevole abilità nella lettura del labiale)
• non usate i PC in classe (quelli delle LIM per intenderci) per accedere al registro: data la competenza tecnica di molti dei nostri studenti, i PC su cui possono mettere le mani gli studenti devono essere considerati insicuri, e qualsiasi cosa scritta sopra potrebbe venire intercettata (se vi sembra eccesso di precauzione posso raccontarvi alcune semplici tecniche per catturare le password digitate su un PC)
• Se avete un vostro portatile personale potete salvare la password nel portatile, così da non doverla digitare ogni volta (ma ovviamente non dovete lasciare il portatile incustodito a disposizione degli studenti)
• Se tenete le vostre password scritte nel cellulare, proteggetelo con un codice d'accesso

Da sapere: per l'accesso servono due dati, lo username e la password. Lo username è pubblico, non è necessario tenerlo nascosto, mentre la password è privata, va tenuta nascosta. E' sempre possibile cambiare password, mentre di solito non è possibile cambiare username.

Verbale scrutini e tabellone

Un piccolo suggerimenti per i verbali degli scrutini finale:
invece di stamparvi il tabellone su carta, per poi ricopiare i voti sul verbale, si può

• "stampare" il tabellone in formato PDF
• copiarsi il PDF che ne esce in una chiavetta (o mandarselo via mail)
• in sede di compilazione del verbale, allegare al verbale il file PDF suddetto, così da non doverlo ricopiare.

Registro elettronico e inserimento voti

Questo post vale principalmente per chi sta sperimentando il registro elettronico in una classe, ma può interessare anche gli altri (se volete provare ad usare il registro elettronico prima che diventi operativo, per farvi un'idea: ho già detto qui che anche i docenti che non rientrano nella sperimentazione possono provarlo ).
Ho provato ad inserire i voti, la procedura non è difficile, ma volevo darvi qualche suggerimento:

Osservazione preliminare: la docimologia adottata è a quarti di voto, vale a dire che tra un voto e l'altro ci sono 4 step: 6, 6+, 6e 1/2 e 7-. Ciascun insegnante attribuisce il valore che vuole al + e al -, io personalmente ci attribuisco il valore di 1/4 di voto (così il salto tra 6 e 6+ è lo stesso che tra 6+ e 6 e 1/2, e così via). In fase di calcolo della media, il programma usa questi valori (se uno studente ha, poniamo, un 6 ed un 6+, il programma farà la media tra 6 e 6,25, ed il risultato sarà 6,125 che probabilmente approssimerà a 6,13 perché tiene 2 cifre dopo la virgola)

• se inserite i voti di una interrogazione, o di un qualche recupero a cui hanno partecipato pochi alunni, basta cliccare col mouse e la procedura è evidente: si sceglie un voto e lo si seleziona col mouse. Si può iniziare a scrivere con la tastiera, ma poi va il voto va selezionato, con il mouse o con le frecce, tra quelli presentati.
• Se dovete inserire i voti di un compito, conviene usare l'inserimento facilitato: cliccate sul numerino sulla colonna del voto (da 1 a 5); da qui inserite la data e la descrizione uguale per tutti gli studenti, ed iniziate ad inserire i voti.
  Se lavorate con il mouse non ci sono problemi. Se volete essere veloci nell'inserimento si può usare la tastiera, ma dovete sapere alcune cose:
  
  • potete iniziare a scrivere il voto, ma poi dovete confermarlo: se per esempio volete inserire 7-, potete scrivere 7 nella casella, pulsante freccia giù per selezionare 7- (il primo presente), invio per confermare, e tab x passare alla casella successiva.
  • se volete inserire 6 e 1/2, scrivete 6, quindi cliccate freccia giù 3 volte, o freccia su 1 volta, quindi invio.
  • la procedura sembra macchinosa, perché ci sono alcuni tasti da memorizzare, ma una volta imparata si diventa molto veloci
   Ricordate di inserire i dati del compito (data e descrizione) PRIMA di inserire i voti, altrimenti questi dati generali non verranno memorizzati per i voti inseriti prima (e si vedrà che i voti senza descrizione non hanno la linguetta).
  Questo vale per chi associa i voti ai contenuti, e quindi ha bisogno di sapere che per esempio il 7 è associato all'argomento A, ed il 5 all'argomento B. Chi non fa questa distinzione nella sua didattica ovviamente non ha bisogno di mettere descrizioni nei voti (c'è già la distinzione tra voti scritti, orali e pratici).
  Se avete osservazioni da fare sul registro elettronico postatele qui sotto nei commenti, così ce le ritroviamo raccolte in un unico punto.
  Faccio presente che il registro ora è in forma sperimentale, quindi possiamo permeterci di provare - e sbagliare.
  
  Saluti e buon lavoro.

Scansione compiti con Lotus: ora si parte

La procedura di scansione compiti direttamente attraverso Lotus ha esaurito la fase di beta test, ed è diventata la procedura "ufficiale".

Rispiego la procedura,  che abbiamo migliorato e modificato leggermente.

Le scansioni dei compiti ora vengono memorizzate in Lotus Notes, e non vanno più lasciate nel disco Z.
Nel PC collegato allo scanner in sala insegnanti c'è l'icona di Lotus Notes che, una volta aperta, mostra l'archivio dei compiti, dove possiamo vedere i nostri compiti già archiviati. L'icona è visibile sul desktop, con la scritta "archiviazione compiti". Da qui è possibile anche ricercare, visionare ed eventualmente stampare altri compiti già archiviati.


La procedura di scansione ora è la seguente:

1. Lanciare Lotus dal PC con lo scanner (icona "archiviazione compiti")
2. Confermare tutte le richieste di sicurezza (solo la prima volta) selezionando "avvia l'accreditamento..."
3. Cliccare su "nuova scansione"
4. Inserire subito la classe (in questo modo gli altri campi saranno già precompilati); inserire poi gli altri campi
5. Inserire il pacco dei compiti IN UN'UNICO PACCO. (il grosso limite di questo sistema è che non si possono scandire i compiti in più passate, si blocca tutto)
   Se avete problemi al riguardo, leggete le note sotto
6. Cliccare su "scansione" e confermare
7. Una volta terminata la scansione cliccate su "salva e chiudi" (eventualmente controllando il file PDF generato dentro Lotus, basta cliccarci sopra col tasto destro del mouse --> visualizza)

Avvertenze varie

• SE IL PACCO E' TROPPO GROSSO E SI INCEPPA, si possono mettere pochi fogli per volta, ma con un'avvertenza: PRIMA che il pacco finisca si caricano altri fogli. Lo scanner tirerà su i fogli man mano che finiscono. Il nuovo ausiliario di segreteria, Alessandro (presente dal martedì al giovedì) mi ha mostrato la procedura e funziona bene, ed è disponibile a spiegare se per caso non mi trovate.
• SE LA SCANSIONE NON VA A BUON FINE, si può evitare di salvare il documento della scansione e ripartire.
• ATTENZIONE: non è possibile cancellare un documento una volta salvato, quindi se qualcosa va male cercate di chiuderlo senza salvarlo; se comunque per errore salvate un documento "sbagliato" (dove per esempio mancano dei fogli) poco male, basta rifare la scansione correttamente in un altro documento.
• Non è necessario compilare il frontespizio, visto che queste informazioni vengono inserite nella maschera di Lotus Notes.
• Il Lotus presente sul PC delle scansioni può essere usato per la posta, ma ricordate che su questo PC la precedenza va a chi deve scandire i compiti
• E' possibile ricercare i propri compiti già archiviati anche in altri PC con Lotus Notes, ma la rocedura non è semplicissima, per cui posso mostrarla a chi me lo chiede ma non la dettaglio qui
• è possibile anche scandire il pacco di compiti con il programma "vecchio", poi seguire questa procedura e, al momento di scansionare il pacco di compiti, inserire il file PDF già scansionato (con un copia& incolla oppure semplicemente trascinandolo)

saluti

Sperimentazione registro elettronico

In questo post metto alcune istruzioni per l'uso del registro elettronico, man mano che le scopro.
Se qualcuno trova qualche scorciatoia, trucco od altro me la mandi per mail che la posterò qui.

Invito inoltre chi avesse osservazioni, richieste, suggerimenti per il registro elettronico a postarle qui, nei commenti, in modo da raccoglierle per la fine dell'anno ed inoltrare le proposte alla software house.

Uso di smartphone, tablet e altri pseudocomputer

Angelo Catena ha provato ad usare il suo cellulare per lavorare sul registro, e dice che tutto sommato si può fare (con i limiti dello schermo e della tastiera). Il grosso problema è che con un cellulare (o tablet) non abbastanza "evoluto" non si riesce ad accedere al menù del sito del tron, da dove si prende il link del registro. Per questo bisogna ricordarsi il link completo, e trascriverlo nel cellulare: http://web.spaggiari.eu/home/app/default/login.php?custcode=VILS0005 (oppure, più velocemente, web.spiaggiari.eu, codice scuola VILS0005, e poi inserite la vostra login (che, ricordo, è la stessa del valuta, e potete richiedere in segreteria).

Uso del registro anche per gli altri docenti

Il registro elettronico può essere testato anche dai docenti che non rientrano nelle classi sperimentali: Chiaramente la prova è meno "reale", dato che, per esempio, se entro con il registro elettronico alla seconda ora e il docente della prima ora non ha inserito le assenze io mi trovo in una situazione anomala.

Per chi vuole comunque provare ad usare il registro, e ad impratichirsi con l'interfaccia, basta recuperare la login del valuta (quella del primo quadrimestre) ed entrare nel sistema con le istruzioni che trovate nel capitolo precedente.

Verbali

Istruzioni per la redazione verbali di classe

Posto qui le istruzioni per scrivere un verbale.
Le stesse istruzioni valgono, con poche variazioni, per altri tipi di verbali (di dipartimento, di istituto, ecc...) con poche evidenti variazioni.

Accesso

Dal sito del tron. www.tron.vi.it, si clicca su  aree --> docenti --> verbali, quindi si inserisce nomeutente e password (la stessa del Lotus)

Creazione verbale

Prima di creare un nuovo verbale bisogna conoscere il numero progressivo da assegnare: si va nell'elenco dei verbali della nostra classe (click su verbali di classe, quindi sull'anno scolastico e poi sulla classe). Si legge il numero di verbale dell'ultimo, e quello che dobbiamo creare noi sarà il successivo.
(Suggerimento semi smanettone: se avete già creato un nuovo verbale e non vi ricordate il numero da assegnare, potete aprire una nuova finestra nel browser - di solito con Ctrl+T - da questa andare nell'elenco dei verbali, e leggere il numero dell'ultimo verbale scritto per la classe in oggetto. Si chiude quindi questa finestra e si torna al nuovo verbale di prima)

Per creare un nuovo verbale ci sono due distinte procedure, a seconda che ci sia un modello disponibile o no (solitamente, per i consigli di classe "comandati" ci sono i modelli disponibili; per i consigli di classe "spot" no).

Per creare un verbale da modello:
si clicca su "modelli" (in fondo a sx) quindi si sceglie la tipologia di verbale (i modelli sono in ordine cronologico, quindi quello che dobbiamo creare di solito è il primo) e lo si seleziona con una spunta sul quadratino a sinistra del nome.
A quel punto si clicca sulla scritta "nuovo verbale" appena sopra la lista dei modelli (a destra del logo del tron). NON CLICCARE sulla scritta "nuovo verbale a sinistra SOTTO il logo.

A questo punto vi trovate con il nuovo verbale precompilato; basta inserire tutti i parametri (classe, data, ora, numero verbale, assenti, ecc...) quindi modificare testo.

Per creare un verbale da zero - senza modello - 
Queste istruzioni valgono anche per redarre verbali di dipartimento o altri.
Dalla finestra dei verbali cliccate sulla scritta "nuovo verbale" in alto nella colonna a sinistra (sotto il logo del Tron). Da qui click su "verbale di classe"; si apre una finestra con un nuovo verbale vuoto, si inseriscono tutti i parametri e si digita il testo.

CLICCATE SPESSO SU "SALVA" (ricevo molte lamentele di segretari che hanno perso ore di lavoro non salvato...)
Importante:  è possibile ingrandire la finestra di editing (quella dove si scrive il verbale) in modo da lavorare in modo più confortevole. Basta cliccare sul pulsante più a destra della riga di pulsanti sopra la finestra (a desra dello smile: se ci andate sopra col cursore del mouse si vede il suggerimento "ingrandisci"). Questo pulsante è molto comodo, ma bisogna porre una particolare attenzione: in alcuni casi questo pulsante incasina tutta la finestra, si perdono i pulsanti di salvataggio, e si rischia di perdere tutto il lavoro. Per questo motivo, conviene salvare prima di massimizzare la finestra.

Notarella tecnica: dopo qualche prova, il problema sembra capitare quando si usa Firefox (quindi se state lavorando con Internet explorer, o con Chrome, non capita niente di male). Inoltre, il problema si rileva quando si clicca il pulsante "ingrandisci" con il cursore dentro l'area di testo: basta quindi cliccare col mouse fuori dall'area di testo (per esempio, cliccando su "salva") prima di ingrandire

Salvataggio e approvazione

Il verbale può essere salvato, chiuso e ripreso in seguito. Per riprendere un verbale già fatto, quando si accede all'applicazione verbali, non è necessario cercare tra i verbali di tutte le classi: basta cliccare su "miei in preparazione", o su "di mio interesse" (quest'ultimo pulsante mi mostra tutti i verbali relativi alle mie classi)
Una volta completato, lo si deve mandare in approvazione,  col pulsante relativo.
Un verbale mandato in approvazione è ancora modificabile, sia dal verbalista che dal coordinatore. Quando il verbale viene approvato non potrà più essere modificato.

Approvazione verbali - per coordinatori

Questa parte riguarda i coordinatori di classe. Quando ricevete la mail di notifica, cliccando sul link (ed inserendo la vostra password) entrate nel verbale creato dal vostro segretario.
A questo punto lo potete leggere, modificare, e quando va bene potete cliccare su "approva".
Se non trovate più la mail di notifica, potete entrare nell'applicazione verbali (dal sito del tron, area docenti --> verbali), inserite la password, quindi cliccate su "verbali di mio interesse"

Nuova procedura per la scansione dei compiti

Premessa:

non si tratta di una nuova procedura "stabile", è ancora in fase di test, chi vuole la può sperimentare ma è possibile continuare come si è sempre fatto finora.

Fatta questa premessa, l'idea di fondo è che le scansioni dei compiti ora vengono memorizzate in Lotus Notes. Se noi lasciamo i nostri compiti scansionati nel disco Z:, la segreteria li archivia nel sistema Lotus.
Nel PC collegato allo scanner in sala insegnanti c'è l'icona di Lotus Notes che, una volta aperta, mostra l'archivio dei compiti, dove possiamo vedere i nostri compiti già archiviati. Possiamo entrare, ricercare un compito già fatto e recuperare la scansione. L'icona non è visibile sul desktop, bisogna andare su start --> programmi --> applicazioni Lotus --> Lotus Notes
Chi vuole può anche inserire da sé i propri compiti in questo sistema, ci sono dei vantaggi (la possibilità di scrivere delle note, non serve compilare il frontespizio, posso indicare che un compito è di recupero e quindi non l'hanno fatto tutti gli studenti della classe, ecc..)
La procedura è la seguente:

1. Lanciare Lotus
2. Confermare tutte le richieste di sicurezza (solo la prima volta) selezionando "avvia l'accreditamento..."
3. Cliccare su "nuova scansione"
4. Inserire subito la classe (in questo modo gli altri campi saranno già precompilati); inserire poi gli altri campi
5. Inserire il pacco dei compiti IN UN'UNICA TORNATA (il grosso bug di questo sistema è che non si possono scandire i compiti in più passate, si blocca tutto)
6. Cliccare su "scansione" e confermare
7. Una volta terminata la scansione cliccate su "salva e chiudi" (eventualmente controllando il file PDF generato dentro Lotus, basta cliccarci sopra col tasto destro del mouse --> visualizza)

 Osservazioni:

• Non è necessario compilare il frontespizio, visto che queste informazioni vengono inserite nella maschera di Lotus Notes.
• è possibile anche scandire il pacco di compiti con il programma "vecchio", poi seguire questa procedura e, al momento di scansionare il pacco di compiti, inserire il file PDF già scansionato (con un copia& incolla oppure semplicemente trascinandolo)
• Il Lotus presente sul PC delle scansioni può essere usato per la posta, ma ricordate che su questo PC la precedenza va a chi deve scandire i compiti
• E' possibile ricercare i propri compiti già archiviati anche in altri PC con Lotus Notes, ma la procedura non è semplicissima, per cui posso mostrarla a chi me lo chiede ma non la dettaglio qui

saluti

Gestione colloqui visitone

Tra poco sarà possibile per gli studenti - e i genitori - iscriversi per i colloqui al visitone usando la gestione colloqui on-line.
I docenti che vogliono usare questo sistema devono andare ad impostare la durata dei colloqui, ed eventualmente ridurre la durata del visitone (il visitono è impostato dalla 16 alle 20, di mercoledì 9 o giovedì 10 maggio: chi ha il part-time e vuole rendersi disponibile per un periodo inferiore lo può fare ora).
Le istruzioni sono le stesse che vi ho dato un mese fa, e che ritrovate qui. In particolare, se per esempio siete in part-time e volete fare il ricevimento dalle 16 alle 18, impostate 120 minuti di pausa, dalle 18 alle 20.
Unica differenza: quando accedete al sito http://colloqui.tronweb.it/, vi trovate due righe, una con scritto "RICEVIMENTO 2° PERIODO" e la seconda con scritto "VISITONE 09/05" (oppure 10/05, a seconda del vostro giorno di visitone): dovete cliccare su questa per impostare il visitone.
NB 1: abbiamo verificato che il sistema di prenotazioni lavora male con la posta del tron, non vengono recapitati gli avvisi (e neppure la nuova password se perdete quella vecchia). Quindi
consiglio vivamente di mettere come email una casella personale che NON sia @tron.vi.it
NB 2: il giorno di ricevimento è già impostato: se qualcuno deve cambiare giorno lo comunichi AL PIU' PRESTO a me o a Michele Federle, 4EA.

Iscrizione esami di stato parte 2

E' ora attivo il modulo per l'iscrizione agli esami di stato.
Per iscriversi -come commissari o presidenti - è necessario essersi prima iscritti alla piattaforma istanze on line, come ho spiegato in questo post.
Una volta iscritti, accedete alla piattaforma (con username e password che sono le stesse della posta @istruzione).
Scorrendo la pagina troverete l'avviso per gli esami di stato

Cliccate su "Vai alla compilazione".
Alla fine, per conferma, vi verrà richiesto il codice personale.
Finita la compilazione, vi verrà recapitato in posta un file PDF con la stampa "vecchio stile" della domanda. Potete controllarlo (possibilmente senza stamparlo), se trovate errori potete tornare alla compilazione (fino alla data di scadenza di presentazione della domanda) per correggerli.

Iscrizione on line esami di stato

Quest'anno per tutti i docenti la domanda -obbligatoria- per gli esami di stato va fatta on line.
Di seguito alcune brevi istruzioni.
Il punto fondamentale di questa nuova procedura è che il ministero ci chiede di ISCRIVERCI ad una piattaforma, detta istanze on line, che dovrebbe servire come accesso futuro a tutte le comunicazioni tra noi e il ministero.

Per completare l'iscrizione sono necessari:

1. l'accesso alla casella di posta @istruzione.it
2. fotocopia di carta d'identità e tesserino del codice fiscale (o, in alternativa, della tessera sanitaria)
3. il numero del vostro cellulare (è facoltativo, utile per avere l'autenticazione anche via sms)
4. una casella di posta "personale" (potete usare la mail del tron)

Per quanto riguarda il primo punto, provate ad accedere alla casella di posta istruzione (dal sito del MIUR, www.istruzione.it, click su "istruzione", quindi sulla casella della posta elettronica). Il nome utente è "nome.cognome", quindi vedete se vi ricordate la password.
Se non ve la ricordate, dovete andare in segreteria (da Loretta Crosara) per farvi AZZERARE  la casella di posta, e a quel punto potrete crearvi una password - per la casella di posta @istruzione.it - facile da ricordare.

Una volta in possesso dell'accesso alla posta @istruzione.it, andate sul sito delle istanze on line (cercate su google "istanze on line", oppure qui) e cliccate su "registrazione".
Non vi dettaglio le istruzioni, sono spiegate passo passo nella procedura, ma vi faccio presente due punti secondo me utili da tenere a mente:

• la procedura è in 2 fasi, completata la prima vi arriverà in posta (@istruzione) un file da stampare e firmare, quindi dare in segreteria-sempre a Loretta Crosara; dopo qualche giorno il vostro account alla piattaforma sarà attivato e ci potrete entrare
• Per entrare servono un nome utente ed una password (le stesse della posta @istruzione), ED IN PIU' un codice utente. Nella prima fase vi viene consegnato (via mail) un codice utente temporaneo, che DOVETE OBBLIGATORIAMENTE cambiare al primo accesso. Non so se possa essere uguale alla password, non ho fatto questo tentativo.
• All'accesso vi viene chiesto il nomeutente e la password, il codice utente probabilmente viene chiesto al momento di inoltrare una domanda (un po' come nel conto corrente on line, dove c'è una password per leggere i movimenti ed una password ulteriore per movimenti e pagamenti)
• Se avete inserito un numero di cellulare, vi sarà arrivato un codice via SMS: una volta entrati nela piattaforma potete cliccare su "Validazione numero di telefono cellulare" per inserire il codice e validare il vostro cellulare a ricevere informazioni (non so a cosa possa servire, immagino anche per recuperare più facilmente la password via sms)

Ricordatevi di annotare da qualche parte username, password e codice utente, che vi serviranno al momento di fare la domanda per gli esami di maturità (e probabilmente, in futuro, per altre comunicazioni con il ministero).

NB: nel sito c'è una guida alla procedura di registrazione, che si può stampare: ne abbiamo già stampata una copia, ed attaccata in bacheca (dietro la stampante piccola) non sprecate carta stampandone altre copie.

Stampe fronte-retro e altre opzioni di risparmio

Grazie a Barbara L. & altri che me lo hanno fatto notare, la stampante in sala insegnanti può stampare automaticamente in fronte - retro. E' sufficiente, quando si dà il comando stampa, cliccare su "proprietà" (a dx della stampante - Sharp MX ecc..) e su "stile stampa" scegliere "2 facciate - libro". In questo modo dimezzate la carta necessaria.

ALTRE OPZIONI INTERESSANTI.

Se scegliete "2 facciate - libretto" stampa sempre fronte retro, ma invertendo su-giù invece che sinistra - destra (in altre parole serve se volete pinzare il margine superiore invece che il margine destro)

Un'opzione stepitosa, secondo me, è l'opzione "libretto": in questa modalità le pagine vengono stampate in fronte-retro già pronte per essere piegate a metà e pinzate al centro, come un libro (in pratica, la prima pagina stampata contiene la prima, la seconda, l'ultima e la penultima pagina da leggere: non ho spiegato molto bene il meccanismo, provate a vedere come è strutturato un giornale).
Questa opzione ha 2 varianti: opuscolo affiancato oppure opuscolo 2 in 1. Nell'ipotesi di stampare un documento in formato A4, l'opzione "opuscolo affiancato" stampa una serie di fogli A3, senza zoom); l'opzione "opuscolo 2 in 1" fa la stessa cosa ma stampa su un foglio A4 con uno zoom del 70% (in modo da farci stare 2 pagine in 1, per un totale di 4 pagine per ogni foglio con il fronte/retro).

Se dovete stampare delle dispense per gli studenti, fate una prova con questo sistema, ne vale la pena!

Gestione colloqui con i genitori: uso

Nel programma di gestione dei colloqui si può:

• visualizzare le prenotazioni fatte dagli studenti
• prenotare uno studente
• cancellare una prenotazione
• dichiarare indisponibile un periodo (un giorno, più giorni, una parte di ora...) per esempio per malattia, per una gita o un impegno non impostato in precedenza
• stampare le prenotazioni

Di seguito le istruzioni dettagliate

Se non avete ancora impostato la durata dei vostri colloqui, i vostri studenti non potranno prenotarsi: le istruzioni sono qui.

Quando entrate in http://colloqui.tronweb.it/, vi trovate un calendario con le prenotazioni già fatte dagli studenti, e i comandi per gestire le prenotazioni.
 

Da qui potete :

• Stampare il calendario dei colloqui gia stampati, cliccando su “stampa” (il pulsante “scarica” invece vi crea un file PDF) - utile se dovete gestire degli studenti che vi chiedono di prenotare “a mano”.
• impostare un periodo in cui non potete ricevere (per gita, malattia o altro).
• Inserire voi la prenotazione di uno studente
• cancellare una singola prenotazione, andandoci sopra con il mouse , lo studente / genitore riceverà una mail di avviso (è comunque preferibile usare lo strumento dell’indisponibilità, perché vi permette di motivare la cancellazione della prenotazione).

Gestione primi-ultimi colloqui

Per chi ha l'ora di ricevimento all'inizio - o alla fine - della mattinata, e vorrebbe far riempire prima i colloqui iniziali (o finali): non c'è uno strumento tecnico che lo permetta. Il genitore si vede tutti i periodi liberi, e può scegliere tra tutti i periodi disponibili.
Potete segnalare ai vostri studenti che preferite che i genitori si iscrivano all'inizio dell'ora, oppure alla fine, ma non potete costringere chi si prenota a prenotarsi nel primo spazio disponibile

Gestione colloqui con i genitori: primo accesso

La prima volta che si accede bisogna:

• inserire la propria email (per ricevere eventuali notifiche, recuperare la password persa, ecc...) NB l’indirizzo di posta del tron (nome.congome@tron.vi.it) non riceve le mail dal programma!! Si consiglia di inserire un indirizzo personale
• Cambiare password (ed inserirne una facile da ricordare)
• Impostare la durata di ogni colloquio (ed eventuali pause)

Di seguito le istruzioni dettagliate

Configurazione intervalli

• Andare all’indirizzo http://colloqui.tronweb.it
• Clicare su “docente”
• inserire nome, cognome e la password che vi è stata consegnata (in un foglietto, se ancora non ce l’avete cercate nella “scatolina” in sala insegnanti, oppure chiedere al prof. Danzo) e cliccare su “login”
• inserire il numero di minuti che deve durare un colloquio (nell’immagine sono impostati 6 minuti) e click su “crea anteprima”
• A questo punto si vedono gli intervalli per i singoli colloqui (l’ora ed il giorno del colloquio sono già impostate)
• Si possono inserire delle pause, cliccando sul “+” verde” (nel mio caso, dato che devo cambiare sede, inserisco una pausa prima del primo colloquio, cliccando sul primo “+”, e questo è il risultato)
• una volta salvate le impostazioni di durata, viene visualizzato il calendario con i diversi colloqui

Password ed email

• Cliccate sul pulsante “impostazioni” in alto
• Entrate nella pagina “impostazioni”
• Qui vi consiglio vivamente di inserire prima di tutto il vostro indirizzo email (non mettete l’indirizzo della scuola, inserite un indirizzo che usate spesso). Per confermare l’indirizzo dovete mettere la password (quella che vi è stata data al’inizio, visto che non l’abbiamo ancora cambiata).
• Una volta inserito l’indirizzo email la pagina si espande e potete impostare le notifiche

Vale a dire che potete dire quando ricevere una notifica via mail. Scegliete voi le notifiche da ricevere, personalmente vi sconsiglio di farvi notificare ogni nuova prenotazione (rischiate di farvi riempire la casella di posta) ma potete farvi notificare quando viene aperta la sessione (cioè quando i genitori possono iniziare a prenotarsi).

• CAMBIO PASSWORD: dall stessa videata si può cambiare la password: CONSIGLIO VIVAMENTE di cambiarla subito, e di inserire, per esempio, la stessa password che usate per accedere a Notes, così da semplificarvi la vita.

Uso del programma: istruzioni nel programma, pulsante "Guida", oppure nel prossimo post.