Come invitare i genitori ai colloqui con Meet

 "A grande richiesta" posto le istruzioni per gestire i colloqui online con i genitori secondo le indicazioni della circolare 208.
Si tratta di una modalità che mi ha lasciato perplesso inizialmente (mi ero organizzato diversamente, con un unico link meet per tutta la giornata) e mi ha costretto a lavorare per cambiare impostazione, ma alla fine lo trovo più facile da gestire una volta preparato.

Premesse

L'idea è di creare un link meet per ciascun genitore prenotato - quindi 5 genitori per ogni ora di ricevimento, o più se ne avete molti in coda. Non si tratta di un gran lavoro: basta creare 5 appuntamenti con cadenza settimanale, poi si andrà prima di ogni ora di ricevimento (io lo faccio il giorno prima, so di qualcuno che lo fa un'ora prima) ad invitare i genitori al colloquio.
Attenzione: al momento non ci sono mail istituzionali per i genitori, quindi vanno invitati attraverso la mail dello studente. Ho verificato che non ci sono problemi se con lo stesso account nello stesso momento abbiamo il figlio che segue una lezione e il genitore che segue un colloquio - naturalmente su dispositivi diversi.

1) Creare le voci di agenda

Questa operazione va fatta una volta sola. Ipotizziamo di dover impostare 5 colloqui la 5° ora, dalle 11.40 alle 12.20. Ciascun colloquio sarà quindi di 8 minuti.
Impostiamo il 1° colloquio, dalle 11:40 alle 11:48: lo metteremo con ricorrenza settimanale, e non aggiungiamo videoconferenza o invitati a questo punto

Questa è la schermata appena creato l'evento

Questa è la schermata come va modificata

A) Si inserisce un titolo comprensibile per noi e per i genitori che verranno invitati

B) per impostare l'orario iniziale, bisogna scriverlo a mano: si clicca sull'orario col mouse e si scrive 11:40, con i due punti come divisore tra ore e minuti. Lo stesso con l'orario finale, 11:48

C) Si clicca su "non si ripete" e si imposta una ripetizione settimanale

D) Si salva

Andiamo ora a duplicare questo evento altre 4 volte. Si clicca sull'evento in calendario, si clicca sulla matitina (in alto a destra), quindi su "altre azioni --> duplica"

Ora si vanno a modificare A) il titolo e B) l'orario di inizio (si scrive con la tastiera 11:48);
 l'orario di fine colloquio si aggiorna con la stessa durata, di 8 minuti, quindi sarà 11.56

Le altre impostazioni si mantengono. Alla fine si salva (C)

Si ripete fino al 5° appuntamento, e alla fine avrete sulla vostra agenda questi appuntamenti creati

Ultimo passaggio: si clicca su ciascun appuntamento per aprirlo, si clicca sulla matita per modificarlo e si aggiunge una videoconferenza Meet cliccando sul pulsante relativo. 

Poi si salva. Quando mi chiede se va fatto su questo evento o su tutti, rispondo su tutti (altrimenti dovrei farlo per ogni settimana)

Questa operazione va fatta 5 volte, sui 5 appuntamenti. Non va fatta prima di duplicare, altrimenti avremo un unico codice Meet per tutti i colloqui, a rischio di sovrapposizioni.

Abbiamo finito il grosso del lavoro.

2) Convocare i genitori

Ogni settimana, indicativamente il giorno prima del colloquio, andiamo a vedere i genitori prenotati.

Se, per esempio, in prima posizione sono prenotati i genitori di Paolo Rossi, dovrò invitare paolo.rossi@tronzanella.edu.it al colloquio in prima posizione.

Per far questo si clicca sul primo evento, click sulla matita, poi si va su "aggiungi invitati" e si scrive il nome dello studente

In questo caso lo studente non esiste, quindi ho dovuto scriverlo per esteso: nel caso di studenti reali l'autocompletamento vi permette di confermare lo studente dall'elenco mentre scrivete il nome

ATTENZIONE: in questo caso la modifica va fatta solamente per l'evento corrente, non per le settimane successive, altrimenti vi troverete lo stesso genitore invitato per le settimane seguenti.

Inoltre, quando vi viene chiesto se inviare una mail di invito, confermate cliccando su "invia"

Si ripete il passaggio per tutti i genitori della giornata

Durante il colloquio

Dal vostro calendario, potete aprire l'appuntamento e da lì la conferenza. Oppure potete andare sulla home page di Meet, e vi trovate tutti gli appuntamenti già impostati

Come invitare gli studenti delle classi alle lezioni su Meet

Scrivo questo post perché ho sentito da alcune classi la richiesta di usare lo stesso metodo da parte dei docenti per l'invito alle lezioni. Posto qui le modalità che conosco, così da farle conoscere a tutti i colleghi.
Se poi qualcuno conoscesse altre modalità mi faccia sapere, che posso arricchire il post.

Invito diretto al momento della riunione

Si tratta del metodo più immediato, ma meno strutturato: entro su Meet, clicco su "partecipa a una riunione o avviala", la avvio, vado su "aggiungi persone" e aggiungo l'intera classe". Agli studenti arriva in quel momento un invito sulla casella di posta.

E' un metodo immediato, ma bisogna invitarli ogni volta.

Può andar bene se abbiamo una supplenza con una classe che non è la nostra.

Invito tramite Classroom

Ad ogni classe virtuale di Classroom è possibile associare un link di Meet: in alto a sinistra, sull'intestazione del corso, cliccate su "genera link di Meet", ed in questo modo viene generato un link che può essere usato dalla classe e dal docente della classe per trovarsi a lezione.
E' un metodo più strutturato del precedente, ma personalmente preferisco il prossimo, che è più comodo

Invito tramite Calendar

Tra le app della suite Google che abbiamo a disposizione, Calendar è molto potente e versatile, e si integra molto con le altre app della suite Google.
Per i nostri scopi, in particolare, è possibile creare un "evento" del calendario, collegarlo ad una videoconferenza Meet ed invitare altre persone (nel caso, gli studenti della classe).

Per farlo si apre Calendar, si clicca sul giorno e l'ora corrispondente all'ora di lezione, e si crea un evento come dalla foto qui sotto.

Le azioni che vanno fatte sono:

A) Impostare l'orario corretto di inizio e fine lezione e rendere l'evento settimanale (si imposta la lezione una volta e questa si ripete tutte le settimane)

B) agganciarlo ad un link meet

C) invitare gli studenti della classe

D) Fate attenzione a togliere la spunta "invitare altre persone", così da evitare ospiti indesiderati nella lezione

Infine, col pulsante "altre azioni" (E) è possibile duplicare l'evento, così da inserire tutte le lezioni della classe una volta impostata la prima, cambiando giorno e ora.

Una volta che si salva questo evento viene spedita una mail di invito agli studenti, contenente il link della riunione. Si tratta di più di una semplice mail: agli studenti arriva un invito a questo evento, e se loro lo accettano se lo ritrovano sul loro calendario. In questo modo quando apriranno il loro calendario avranno già la lezione schedulata nel punto giusto del giorno, per tutte le settimane, con il relativo link meet.

Come ulteriore bonus, la home page di meet è sincronizzata con il calendario di Google: quando siete sulla home page di meet vi trovate l'elenco delle prossime lezioni programmate, se le avete impostate sul vostro calendario. Anche gli studenti se le troveranno nella loro homepage di meet, se gli insegnanti hanno condiviso con loro gli eventi

Questo è un esempio della mia home page di Meet con i prossimi incontri

Una nota sul punto B): quando create un nuovo evento vi trovate il pulsante blu "Aggiungi videoconferenza di Google Meet": significa che il link non è presente, e se ci cliccate viene generato

Una volta cliccato, il pulsante cambia, e diventa "Partecipa con Google Meet"

Il link si genera automaticamente quando invito gli studenti di una classe, e posso cancellarlo cliccando sulla "X" a destra del pulsante.

Per gli esperti: sistema misto

E' possibile combinare questi sistemi, per avere la nostra agenda ben organizzata anche se non la condividiamo con gli studenti. Il senso di questa operazione è che, se non possiamo condividere le nostre voci di calendario con gli studenti, possiamo comunque salvarli nella nostra agenda personale.

Per esempio, se in una classe si è stabilito che gli incontri vengono mandati per posta al momento, l'insegnante può crearsi una voce di agenda settimanale, con il link meet, e inviare questo link ogni settimana incollandolo su un messaggio di posta.

Attenzione: in questo caso non vanno invitati gli studenti all'interno dell'evento calendar (quindi non va effettuato il punto C indicato sopra) altrimenti agli studenti arriveranno due comunicazioni (quella del calendario e quella della mail).

Altro esempio: in alcune classi si è deciso che i link di meet vanno condivisi su Classroom. Anche qui l'insegnante si può copiare il link su una sua voce ricorrente del calendario. Attenzione, in questo caso, perché il formato che usa Classroom è incompatibile con quello che usa l'agenda. In questo caso, il link di Classroom andrà incollato nel campo "descrizione" della voce di agenda.

Notate, anche in questo caso, che NON vanno invitati gli studenti

Nel caso di un evento con il link di Classroom, controllate che NON CI SIA il link per partecipare a Meet (il pusante blu "Partecipa con Google Meet") Se lo vedete, togliete il link (basta cliccare sulla "X" a destra del pulsante)

Risposte predefinite e modelli su Gmail

E' possibile crearsi dei MODELLI di risposte mail per velocizzare la gestione della casella di posta.

I passaggi da fare sono 3:

• abilitare i modelli su Gmail
• Scrivere un modello
• usare il modello quando si risponde ad una mail

Questa procedura vale per la versione desktop di Gmail. Non so se sia possibile usare e gestire i modelli anche con le versioni mobile di Gmail: sulla app per Iphone no, è possibile che su altre versioni sia abilitata.

Abilitare i modelli su Gmail

• Da Gmail, cliccare su "impostazioni rapide" (l'ingranaggio in alto a destra a fianco della vostra foto) quindi su "visualizza tutte le impostazioni"
• Click su "avanzate"
• Scroll su "modelli, click su "abilita", quindi click su "salva modifiche" in fondo alla pagina

Questa operazione va fatta una sola volta

Scrivere un modello

Ora si va a creare un modello, cioè un messaggio che potrà essere usato più volte.

I passaggi sono i seguenti

• Click su "nuovo messaggio"
• Scrivete il messaggio che volete usare come modello.
• Click sul pulsante con 3 puntini in verticale in basso a destra, a fianco del cestino
• Click su "modelli" ==> "salva bozza come modello" ==> "salva come nuovo modello"
• Date un nome che vi servirà per riconoscere il modello

Ora il vostro modello è pronto per essere usato

Usare un modello

Quando dovete dare una risposta predefinita, 

• Click su "rispondi"
• Click sui 3 puntini, quindi su "modelli"
• Click sul nome del modello che volete usare

Altro

E' possibile modificare un modello che state usando:

• Click su "+ Scrivi"
• Click su pulsante con 3 puntini, ==> modelli ==> modello che volete modificare
• Modificate la mail come volete
• Click su pulsante con 3 puntini, ==> modelli ==> salva bozza come modello".

Qui potete cliccare sul vecchio nome "viene sovrascritto" oppure dare un nuovo nome, così mantenete entrambe le versioni

E' possibile anche usare i modelli per creare messaggi mail da zero, oltre che per risposte

Meet per vidoconferenze

Posto qui alcune indicazioni per l'uso di Meet, il programma della suite di Google per fare videoconferenze, e lezioni con gli studenti.
Innanzitutto bisogna essere collegati a google CON L'ACCOUNT SCOLASTICO @tronzanella.edu.it.
Il modo più comodo per usare meet per far lezioni è di impostare innanzitutto una voce nel calendario google:

in questa voce si imposta una videoconferenza (freccia verde) e si invitano gli studenti (freccia rossa). Invitate il gruppo classe degli studenti. Il risultato sarà questo

Ai ragazzi arriverà un invito per mail, e la voce di calendario sarà aggiunta alla loro agenda su Google Suite. Nell'evidenziatura verde trovare il link per la videoconferenza: sarà possibile invitare una persona che non legge la mail mandandogli questo link (con qualche studente che aveva problemi con la mail di scuola ho mandato questo link nel gruppo whatsapp di classe).

Al momento della lezione, basta cliccare sulla voce di calendario, quindi su "partecipa con Hangouts Meet" ed entrerete nella videoconferenza con gli studenti invitati.

Nella videoconferenza è possibile:

- Parlare e vedere i vostri studenti, e anche farli parlare. Potete attivare o disattivare il vostro microfono e la vostra webcam - se fate partire la macchinetta del caffè e fa rumore...
- Attivare la registrazione della videoconferenza (dopo aver acquisito il consenso da parte degli studenti), frecce verdi sull'immagine sotto. La registrazione viene salvata nel vostro drive, e poi viene resa disponibile a chi ha partecipato alla riunione.
- Mostrare una parte del vostro schermo, per esempio una presentazione, oppure la versione digitale del libro di testo, freccia rossa sull'immagine sotto

Per quanto riguarda la condivisione del vostro schermo, potete condividere una singola finestra (il notebook che usate per scrivere) oppure l'intero schermo, se avete più finestre da mostrare (in parallelo, oppure una dopo l'altra).
La videoconferenza può essere fruita con un PC, un tablet e anche con il cellulare. Col PC è più comodo, mi risulta che con tablet e cellulare sia più difficile (se non impossibile) condividere il proprio schermo.
Io personalmente trovo molto comodo lavorare con il doppio schermo (un pc portatile ed un altro schermo collegato), su uno schermo tengo la videoconferenza, così vedo gli studenti, nell'altro schermo tengo il programma che faccio vedere agli studenti (una lavagna, un programma di videoscrittura per scrivere quello che faccio, o il libro di testo digitale)

Osservazioni - problemi - FAQ

Posto qui qualche osservazione e problema in ordine sparso, man mano che mi vengono segnalati

Videoconferenza con Ipad e Mac

Mi segnalano che su Ios la videoconferenza non permette di presentare il proprio schermo, o delle finestre. E' un problema che mi hanno segnalato, se qualcuno trova la soluzione me lo dica che la scrivo qui

Problema con i gruppi classe

Quando aggiungete un gruppo classe all'evento videoconferenza vi esce una videata come questa

la causa è che il gruppo classe che usiamo noi non è un gruppo che noi abbiamo creato quindi, per come funzionano i gruppi in Gmail, non abbiamo accesso ai nomi del gruppo, e per questo non abbiamo accesso all'agenda dei membri di questo gruppo, per vedere se sono occupati. Quello che succede quando invitiamo gli studenti attraverso il gruppo della scuola è che viene inviata una mail di avviso per questo evento a ciascun ragazzo, che poi potrà accettarlo - e quindi si troverà l'evento nel suo calendario. Se poi l'evento venisse successivamente modificato da noi (magari lo facciamo diventare ricorrente una volta la settimana) questa modifica non verrebbe automaticamente portata nel calendario dei ragazzi, ma dovrebbe essere inviata un'altra mail

 Se la stessa operazione fosse fatta con un gruppo creato da noi, o fosse mandata a persone singole, l'evento che creiamo noi verrebbe automaticamente inserito ed aggiornato nella loro agenda.

Dopo questo spiegone tecnico, cosa fare? ci sono 3 possibilità

a) fregarsene e mandare comunque l'invito in questo modo: funziona lo stesso

b) mandarlo agli studenti uno per uno - scomodo

c) creare noi un altro gruppo classe, e chiamarlo con un nome diverso per distinguerlo (per esempio, studenti3TC invece che studenti TC2017) ed usare questo - ricordatevi per il futuro che quando la classe cambia dovrete aggiornarlo manualmente voi.

Scansione compiti 2019

Carissimi colleghi,
da quest'anno le modalità di archiviazione dei compiti cambiano, e sarà usata una modalità unificata per il Tron e lo Zanella.
I passaggi sono i seguenti:

1. scansione del pacco di compiti con la fotocopiatrice su una chiavetta USB (sulla sala insegnanti del Tron, anche con il vecchio scanner, usando il programma ScandAll Pro)
2. Copia del file PDF dalla chiavetta su una cartella specifica su Google Drive, usando un qualsiasi PC

Nel dettaglio:

Scansione

Trovate i  dettagli sull'uso della fotocopiatrice come scanner a questo link. Queste istruzioni valgono, al momento, per le due fotocopiatrici nelle due sale insegnanti, per il futuro si prevede che anche le altre macchine vengano aggiornate.
In particolare, per la scansione dei compiti, dovete
a) impostare l'uscita su "scansione su USB" (invio immagine --> scan. mem- USB)
b) impostare la lettura fronte retro (scansione --> 2 facciate opuscolo) e la lettura a colori (attraverso l'apposito pulsante).
Infilate la chiavetta, impostate questi parametri, mettete il pacco di fogli nel caricatore di documenti della fotocopiatrice e cliccate sul tasto di copia.

Archiviazione

Andate con la chiavetta su un PC qualsiasi (anche a casa vostra). Cercate nella directory principale della chiavetta un file PDF con un nome strano. Apritelo, controllate che ci sia tutto dentro, e rinominatelo con la seguente regola
anno-mese-giorno-classe-materia.pdf. La data è quella di effettuazione del compito. La materia serve se siete in una classe in cui insegnate più materie.
Copiate questo file su una cartella di Google Drive del vostro account @tronzanella.edu.it. Al momento li metteremo in una cartella temporanea, chiamiamola "scansioni temporanee", tra poco arriveranno le istruzioni definitive.

Istruzioni base per l'uso di Google Drive

Per chi non ha ancora messo le mani su Google Drive:

1. aprite il vostro account @tronzanella.edu.it, ed inserite nome utente e password.
2. Aprite una seconda finestra, e digitate drive.google.com: ora siete nella finestra di Drive, dove vedete i vostri files e, in futuro, i files che saranno condivisi con voi
   (odo alternativo per aprire Drive: dalla finestra di Gmail, in alto a destra c'è un cerchio che contiene la vostra foto (se l'avete impostata) oppure le vostre iniziali. Appena a destra di questo cerchio c'è una griglia di 3x3 punti, il pulsante "App Google". Lo cliccate, e da lì cliccate "Google Drive")
3. Ora, dovete creare una cartella: cliccate su "+  Nuovo" in alto a sinistra, --> "cartella", e inserite il nome "scansioni temporanee"
4. Fate doppio click per aprire questa cartella, che sarà chiaramente vuota
5. Dalla finestra della chiavetta con la vostra scansione, prendete il file della scansione e trascinatelo nella cartella di drive appena creata