Avvisi su mail e calendario per le supplenze

Stiamo implementando il sistema per avvisare il docente quando viene assegnata una supplenza.
Il sistema è in fase di rodaggio, se vi fossero cambiamenti scriverò qui le novità.
Al momento (4 aprile 2017), quando viene assegnata una supplenza viene inviata al supplente una mail, con i dati relativi (classe, aula, giorno e ora). In aggiunta a ciò, il messaggio contiene un invito ad un evento: si tratta di un oggetto che viene copiato sul nostro calendario (e che noi possiamo accettare o rifiutare).
In questo modo, se anche ci arriva il lunedì un avviso per una supplenza il sabato, non occorre ricordarsi la supplenza dal lunedì al sabato: basterà consultare il nostro calendario il sabato. Inoltre, l'evento di solito è associato ad un promemoria 10 minuti prima (anticipo che possiamo modificare), quindi sul nostro pc portatile/tablet/smartphone riceveremo un avviso.
Nb: questo è a mio avviso un buon motivo per cominciare ad usare il calendario associato al nostro account scolastico.

Alcune possibili sistemazioni per adattare questo sistema alle vostre preferenze:

• Se non volete vedere la mail di avviso, potete spostarla in una cartella diversa dalla principale (tipicamente potete spostarla sotto "aggiornamenti"), la voce di calendario si genererà comunque.
• Se proprio non ne volete sapere di questo sistema, spostate il primo messaggio che vi arriva nella cartella "spam" (oppure date il comando "blocca mittente"): non vedrete più altre mail di questo tipo (ma vi consiglio di provarlo prima, secondo me questo avviso è decisamente comodo una volta che ci si è abituati)
• E' possibile cambiare quanto tempo prima si viene avvisati della supplenza (e di qualsiasi evento nel calendario). Per impostazione predefinita, ogni volta che si crea un evento viene impostato un avviso 10 minuti prima, ma si può cambiare questo valore.

Problemi noti

Al momento non tutti ricevono le notifiche: se vedete che non la ricevete ditemelo e provvederò.

Al momento si riceve un avviso quando la supplenza viene assegnata, ma non quando la supplenza viene modificata/cancellata: questo problema sarà affrontato in seguito.

Dato che il sistema è ancora in fase di test, controllate anche la TV in sala insegnanti, o la pagina https://supplenze.tron.gov.it/elenco/, che al momento dicono l'ultima parola a riguardo.

Approfondimento tecnico
Per chi volesse cambiare il tempo predefinito di anticipo per la notifica, i passaggi sono i seguenti:

• Dal browser su PC, si apre calendar (con l'account scolastico).
• Si clicca sulla rotellina in alto a dx, --> impostazioni
• In alto a sx, sotto "impostazioni calendario", si clicca su "Calendari"
• Dal nostro calendario personale si clicca su "modifica notifiche"
• La prima riga, "notifiche di eventi", di solito è impostata su "invia una notifica 10 minuti prima", potete cambiare l'impostazione

Il valore impostato qui sarà applicato di default ad ogni evento creato in questo calendario. In particolare sarà il valore che si trovano gli avvisi di supplenza se noi non andiamo a modificarli.

E' comunque possibile modificare questo anticipo separatamente per ogni singolo evento (per esempio, se si imposta un compito in classe ci si può mettere una notifica 2 giorni prima, per ricordarci di preparare il compito, ed un'altra notifica 2 ore prima, per ricordarci di stamparlo).

Calendario Google

Posto qui alcuni piccoli trucchi per il calendario collegato al nostro account scolastico 

Formato data e ora

Nella versione desktop di calendar (quella che si vede sul PC) di default abbiamo l'impostazione anglosassone di data e ora (la data come mese/giorno/anno, l'ora come 4.00 PM invece che come 16.00).

Se la cosa vi dà fastidio e volete il formato italiano, cliccate sulla rotellina sotto la vostra foto --> impostazioni --> impostazioni generali. Da qui, su "formato ora" e "formato data", potete scegliere il formato preferito

Leggere il calendario da smartphone e tablet

Il modo più veloce per avere il calendario e gli avvisi su dispositivo portatile è di installarsi l'app Google Calendar. Si tratta però di una app a mio avviso fatta male: molto meglio agganciare il nostro calendario google del Tron allo smartphone.

Per far questo bisogna aggiungere l'account nome.cognome@tron.gov.it al dispositivo, lavorando nelle impostazioni.

Nei dispositivi Android mi risulta che il tutto non presenti problemi, mentre ho riscontrato un problema con l'Iphone e l'Ipad, e vi dò la procedura per aggirarlo.

Si va su Impostazioni --> Calendario --> Account, quindi su "aggiungi account". Qui la logica spinge a cliccare su "Google", ma così la procedura non va in porto. Bisogna invece cliccare su "Exchange", inserire come E-mail nome.cognome@tron.gov.it, la password, una descrizione del genere "calendario Tron", e si clicca su avanti. Poi, come "Server", inserite

m.google.com

A questo punto avrete, nella app calendario dell'Iphone, la possibilità di vedere gli eventi del calendario del Tron, ed eventualmente di attivarne gli avvisi.

Su Ipad la procedura è identica.

Non conosco il motivo di questa anomalia: mi risulta che sia comune agli account google aziendali e scolastici, quelli per intenderci del tipo @nomeistituzione invece che @gmail.com

Gestione documenti con Google Drive

Da quest'anno i documenti per l'esame di stato non saranno più gestiti tramite chiavette USB, ma con delle cartelle condivise di Google Drive, attraverso gli account scolastici nome.cognome@tron.gov.it. Nel futuro saranno sempre di più i documenti della nostra scuola che verranno gestiti attraverso Drive. Posto qui di seguito alcune istruzioni generali per usare Drive, e istruzioni specifiche sulla gestione dei documenti dell'esame di stato. Chi già conosce Drive può andare al secondo capitolo.

Uso di Google Drive

Per accedere a Drive da PC: da Gmail, o da qualsiasi altra applicazione della suite di Google (a cui siete entrati con il login nome.cognome@tron.gov.it) cliccate sul quadrato "App google" formato da 3x3 quadratini in alto a destra, vicino alla vostra foto del profilo. Dalla lista di applicazioni, cliccate su Drive.

Da smartphone o tablet: dovete installare l'applicazione Drive, inserendo poi l'account scolastico. In alcune versioni dovrete poi installare anche l'applicazione aggiuntiva "documenti", ma vi verrà chiesto quando serve.

Drive è un hard disk su remoto: voi potete salvare qualsiasi file su Drive, e ritrovarlo su un altro PC, o sul vostro cellulare, una volta connessi ad Internet. Potete creare cartelle e sottocartelle, e potete trascinare files da una cartella sul PC ad una cartella su Drive (oppure potete caricare file da Drive col pulsante nuovo --> caricamento file, o caricamento cartella).

Ma drive è molto di più: permette di scrivere e modificare documenti, fogli elettronici e presentazioni solamente col browser. E' un po' più rudimentale di Office, ma molto più pratico. Permette di condividere documenti con altri utenti della scuola, e di modificarli anche in contemporanea, senza preoccuparsi di inviare l'ultima revisione del documento. E' possibile condividere un documento, o un'intera cartella, in modalità di modifica (l'altra persona potrà modificare il documento), in modalità di lettura, o anche di commento (l'altra persona potrà proporre delle modifiche, poi il proprietario potrà accettarle o rifiutarle).

Per iniziare

Una volta fatto l'accesso in google, aprite Drive, come scritto sopra. Con il pulsante "nuovo" potete creare cartelle (e sottocartelle), documenti di testo, fogli di calcolo (la versione online di excel) e presentazioni. Potete anche caricare file dal vostro PC, col pulsante nuovo --> caricamento di files.

Si possono caricare documenti (word, excel o power point), file PDF e altri.

Gestione documenti esame di stato

Per la gestione dei documenti dell'esame di stato, voi lavorerete con dei documenti creati da altri (la segretaria Stefania Fasolo), quindi da Drive dovete cliccare su "Condivisi con me", quindi doppio click sulla vostra classe.

Qui trovate: 

• tutti gli allegati delle varie materie. Voi avete la possibilità di leggerli tutti, ma di modificare solo il vostro (che è quello che dovrete completare come negli scorsi anni. Il coordinatore di classe ha la possibilità di modificarli tutti.
  ATTENZIONE: se avete un file di word da cui prendere il programma potete fare il copia-incolla, da word al documento Google. Fatelo per singoli capitoli (la numerazione potrebbe essere diversa). Se la formattazione viene diversa, impostate "calibrì 12" come carattere. e' anche possibile, quando si incolla, incollare senza formattazione (dal menù modifica, oppure CTRL+SHIFT+V)
• una cartella "griglie", che contiene le griglie di dipartimento: per voi è di sola lettura, le griglie non vanno modificate (a meno che non abbiate scelto, come consiglio di classe, di adottare griglie diverse: in questo caso il coordinatore potrà modificarle)
• Una cartella "simulazioni 3° prove", dove dovrete inserire i testi delle terze prove somministrate agli studenti. Consiglio di inserirle in formato PDF, così non si rischiano modifiche accidentali

Se avete un drive molto affollato, suggerisco di aggiungere la cartella della classe quinta agli speciali (tasto dx --> aggiungi agli speciali). In seguito, cliccando su "speciali" la ritroverete velocemente.

Usare la fotocopiatrice come uno scanner

La fotocopiatrice in sala insegnanti (ma anche le altre fotocopiatrici nei corridoi) possono essere usate come scanner, salvando automaticamente i files scansionati su una chiavetta USB.

Si possono salvare files in formato PDF o immagine (Xpf o TIFF), scegliendo risoluzione e colore.

Si possono scansionare fogli sciolti, inserendoli nel caricatore (sia a facciata singola che fronte-retro), e si possono scansionare pagine di libro appoggiandole sul vetro come per una fotocopia normale. 

Potete usare lo scanner per scansionare pagine di libri e appunti da dare agli studenti (senza bisogno di passare per la carta), oppure per scansionare qualche compito che volete conservare.

Ma passiamo alle istruzioni.

• Si inizia inserendo la chiavetta USB nella presa sotto il pulsante di copia

• Dal pannellino si clicca su "invio immagine", prima riga in alto

• Da qui si possono scegliere le impostazioni di scansione (colori o bianco e nero, tipo file, risoluzione, singola facciata o fronte/retro, nome del file, ecc...)

• Ora si clicca su "Scan. Mem. USB", sulla seconda riga qui sotto,

e si può iniziare a scansionare:

• Si posiziona l'originale (sul piano di vetro o sul caricatore), si clicca sul pulsante di copia, e le immagini vengono spedite alla chiavetta USB invece che in stampa.

ATTENZIONE: se avete caricato un pacco di fogli l'operazione si arresta automaticamente quando il pacco è esaurito; se invece state scansionando dal piano di vetro, dopo la prima copia vi verrà chiesto se scansionare ancora o se avete finito

Voi continuate a girare pagina e cliccare sul pulsante "copia", quando avete finito cliccate su "fine lettura". A questo punto tutte le pagine scansionate vengono inviate alla chiavetta USB.

Ci sono diverse osservazioni da fare e precauzioni da prendere, ma lavorandoci un pò ci prenderete mano. Le prime cose che mi vengono in mente:

• Cliccando su "nome file" (a sx sul pannellino di controllo) potete impostare la cartella e il nome del file su cui salvare la scansione (altrimenti verrà salvata con un nome casuale, che poi potrete modificare col PC) 
• Diversamente dalle fotocopie usuali, la fase di scansione non è segnalata dalla copia che esce, e dal rumore della stampa, le prime volte non si sa quando si può alzare il libro per girare la pagina: la scansione dura circa 1 secondo, da quando avete premuto sul pulsante di copia, e la potete vedere osservando la luce dello scanner da sotto il coperchio.

Buon lavoro.

Inserimento voti per scrutinio primo periodo 2017

A questo link potete trovare le istruzioni per i docenti aggiornate a gennaio 2017.
Per le modalità di recupero e di verifica scelte dai dipartimenti potete consultare questo documento.
Su questo link infine trovate le istruzioni per i coorinatori.

Nuova email per studenti: prime istruzioni

Da quest'anno il liceo Tron usa il software G Suite for education per le comunicazioni e per alcune attività didattiche.
Tutti i docenti e tutti gli studenti hanno un account Google, con l'indirizzo nome.cognome@tron.gov.it per le comunicazioni scolastiche ed altre attività didattiche.
Tramite i rappresentanti, a ciascuno studente sono state consegnate email e  password per il primo accesso: con queste credenziali si dovrà entrare in gmail.com (se si è già entrati con un'altra login bisogna prima uscire).
Il sistema chiederà di scegliere una nuova password: sceglietene una sicura ma facile da ricordare, oppure annotatela in modo da non perderla.
A questo punto avete a disposizione un account Google Education, che vi darà tutti gli strumenti della suite Google, più alcuni strumenti scolastici (ad esempio classroom, per partecipare a classi virtuali e accedere a materiale didattico)

• Si raccomanda di consultare periodicamente questa casella di posta (è possibile aggiungere questo account ad un altro account Gmail sui dispositivi mobili, in modo da ricevere le notifiche): questo sarà il canale con cui avverranno le comunicazioni tra la scuola e gli studenti.

• Se qualcuno non avesse ricevuto la password per il primo accesso può richiederla al prof Danzo (roberto.danzo@tron.gov.it).

• Osservazione sulla sicurezza: il sistema dovrebbe richiedervi, al primo accesso, un numero di cellulare. Suggeriamo di inserirlo per rendere più facile il recupero della password eventualmente persa. Se non ve lo chiede il sistema, potete entrare in google accounts, sempre con la mail scolastica, click su "accesso e sicurezza", quindi scrollare verso il basso fino a "numero di telefono di recupero". Qui potete impostare anche altri strumenti per il recupero della password.

• Osservazione sulla privacy: questo account è un account personale, ma gestito dall'organizzazione scolastica che, in alcuni casi, può accederci. Si consiglia quindi di non usarlo per attività strettamente personali che si vogliono mantenere riservate.

• Altre comunicazioni più dettagliate sull'uso verranno date in seguito.

Istruzioni per la posta su Gmail

Da oggi, 15/12/2016, la posta del Tron non è più su Lotus ma su Gmail.
Su Lotus potrete consultare l'archivio della posta, fino a ieri.
Per leggere e scrivere mail dovete accedere a Gmail con le credenziali nome.cognome@tron.gov.it
Se non l' avete fatto chiedete la password per il primo accesso a David, oppure a me, e seguite le istruzioni in questo post.
Piccolo suggerimento: al primo accesso mettete subito il numero del vostro cellulare: se perdete la password sarà + facile recuperarla.
Qui posto alcuni suggerimenti al volo.

• In realtà il passaggio non è completo: le mail scritte da lotus arrivano su lotus (quindi in particolare le notifiche delle circolari), mentre le mail scritte da Gmail, e da qualsiasi indirizzo esterno, arriveranno su Gmail. Per qualche giorno continuate a consultare entrambi i sistemi, a breve il problema sarà risolto. 
• Potete accedere da browser, oppure dall'applicazione Gmail su tablet o cellulare. I dettagli operativi sono leggermente diversi, nulla di fondamentale ma fate attenzione le prime volte. Su tablet e cellulare vi consiglio vivamente l' applicazione, è più comoda da usare del sito web di Gmail ed è ottimizzata per le dimensioni dello schermo.

• FATE attenzione, se mandate una mail ad un collega, che l' indirizzo sia @Tron.GOV.it: a volte viene suggerito l' indirizzo @@Tron.VI.it, che non è corretto. Al momento questi indirizzi vecchi funzionano ancora, ma non per molto

• LA RUBRICA ORA FUNZIONA: dovete partire dal PC (su tablet non funziona ancora). Quando iniziate a scrivere un nome, per esempio "doce" trovate tutti gli account con questo nome: tutti i consigli di classe e il gruppo "docenti", tutti i docenti della scuola.
  Ci sono i consigli di classe, nella forma docentiSIGLACLASSE@tron.gov.it, e la sigla classe è nella forma sezione+anno immatricolazione. Per capirsi, la 4IC ad esempio avrà il nome IC2013, la 1SB sarà SB2016. col nome docentMA2016@tron.gov.it mandate una mail ai docenti della !MA; con il nome MA2016@tron.gov.it lo mandate a tutti gli studenti.
   Ci sono anche i vari dipartimenti, con il nome della materia (dipartimentoscienzenaturali@tron.gov.it per il dipartimento di scienze, filosofia@tron.gov.it per i soli docenti di filosofia).  
• La rubrica funziona solo su Gmail desktop (cioèsu un browser su PC), dalle mie prove non funziona su Tablet o su cellulare. Non è un grande problema, quando avete imparato gli indirizzi dei gruppi che vi interessano li potete scrivere direttamente. Inoltre tutti gli indirizzi usati vengono salvati e riproposti quando scrivete il destinatario: in altre parole, se per esempio avete mandato una volta, da PC, una mail al consiglio di classe delle 2SA, (docentiSA2015@tron.gov.it), quando inizierete a scrivere un messaggio che inizia con "doc", anche da tablet, vi ritroverete proposto questo indirizzo.
  E' più difficile a dirsi che a farsi, dopo qualche prova vi verrà molto intuitivo.

• Fate attenzione che in Gmail la posta in arrivo viene presentata in modo diverso dal solito: ci sono diverse categorie  (principale, social, promozioni, aggiornamenti, forum). All' inizio prendete l' abitudine di consultare tutte le categorie per non perdere messaggi importanti: a fianco di ogni categorie c'è un numerino che mi dice quanti messaggi nuovi ci sono dentro: se non c'è significa che non c'è niente di nuovo. 
• La nuova visualizzazione può disturbare all' inizio,  ma dopo un po' diventa molto funzionale: se spostate un messaggio in arrivo su un'altra categoria, tutti i messaggi simili (con lo stesso mittente/oggetto) finiranno nella stessa categoria.
• Se proprio la nuova visualizzazione non vi piace, si può tornare ad una visualizzazione "classica", o sperimentarne qualcun altra (per esempio, mostrando per primi i messaggi più importanti, oppure quelli non ancora letti). Fate questi esperimenti sul pc, poi quello che impostate nel browser ve lo ritroverete anche sulla app del cellulare/tablet