Gestione assenze e ritardi col registro elettronico

Posto qui un riassunto sull'uso del registro elettronico, calibrato sulle difficoltà che rilevo più spesso.

Precauzione di sicurezza

Non usate mai per l'accesso al registro elettronico un PC che sia accessibile anche agli studenti: in particolare non usate mai i PC che comandano le LIM. Usate solamente il netbook fornito, oppure un vostro PC, tablet o smartphone. Non lasciate mai a disposizione degli studenti il dispositivo che usate per accedere al registro elettronico.
Spiegazione tecnica: un esperto di informatica motivato è in grado di inserire in un PC un keylogger, che è una sorta di virus in grado di catturare le password che vengono digitate. Alcuni studenti possono ricadere nella definizione di esperto motivato.

Stato del giorno e stato dell'ora

Conviene avere ben presente che nel registro ci sono due STATI distinti per le assenze degli studenti: lo stato del giorno (cerchiato in verde) e lo stato dell'ora (cerchiato in blu).Come esempio, nella figura lo stato del giorno indica che lo studente è uscito prima, lo stato dell'ora indica che lo studente era presente la seconda ora. Come lavorano i due stati?
Come prima approssimazione, possiamo pensare lo stato del giorno equivalente a ciò che era scritto nel registro (o giornale - cartaceo) di classe; lo stato dell'ora corrisponde a ciò che si andava a scrivere nel registro del docente.

Quando si fa l'appello, e si segna uno studente assente (e quando poi si modifica, se lo studente entra l'ora successiva, o se fa un'uscita anticipata), si imposta lo stato del GIORNO. Quando noi firmiamo la nostra ora, lo stato DELL'ORA viene impostato di conseguenza dal programma. E' importante che entrambe siano corretti. Lo stato del giorno serve principalmente per monitorare i ritardi brevi, mentre lo stato dell'ora a fine quadrimestre darà il numero di ore frequentate.

Per questo motivo, prima di firmare la nostra ora, dobbiamo controllare che gli studenti presenti/assenti/presenti fuori aula siano segnati correttamente, altrimenti poi anche la nostra ora sarà indicata scorrettamente.

Nello stato del giorno, oltre allo stato di presenza (presente, assente, assente per stage, entrato in ritardo, uscito prima) è possibile impostare anche una nota disciplinare (cerchiata in blu), e giustificare il ritardo, o l'uscita anticipata (cerchiata in verde). Il paragone con il vecchio giornale di classe regge ancora.

Ricordo che è possibile impostare lo stato del giorno (nonché eventuali note disciplinari) per più studenti contemporaneamente (anche tutta la classe), selezionando la casella di spunta accanto al nome degli studenti, e poi cliccando sulla pallina verde con la "M" - eventi Multipli.

Operatività: appello e firma la prima ora

L'insegnante della prima ora deve fare l'appello appena entrato, e segnalare subito gli studenti assenti. Ogni ritardo fino a 10 minuti va segnalato sul registro elettronico (si modifica l'assenza in ritardo breve), così che si possano monitorare i ritardi continuativi. Gli studenti con ritardi superiori ai 10 minuti vanno mandati in presidenza.
Se qualche studente è assente ma impegnato, per tutto il giorno, in attività promosse dal liceo (competizioni, gemellaggi, ecc..) va segnato PS - Stage (segnato in rosso nella figura): ciò certifica la non presenza in aula, ma tale assenza non viene calcolata alla fine del quadrimestre.
Le altre due opzioni, PV - visita d'istruzione e AG - giorno no lez., non sono usate nella nostra scuola.
Prima della fine dell'ora, si FIRMA la propria ora. E' importante firmare per tempo la propria ora: se si esce dalla classe senza aver firmato, si creano problemi e disturbo all'insegnante dell'ora successiva.
Se avete bisogno di tempo per scrivere in dettaglio la lezione svolta, è possibile firmare subito "in bianco" l'ora, e poi compilarla con calma.
Se proprio vi capita di uscire dalla classe senza aver firmato, avvisate il docente dell'ora successiva, che stia attento a non firmarvi sulla vostra ora.

Operatività: ore successive alla prima

Quando si entra, di solito non è necessario rifare l'appello, ma è bene controllare che gli alunni effettivamente presenti corrispondano a quelli segnati (anche senza un appello nominale, è sufficiente contarli).
Se arrivano studenti in ritardo, cambiate il loro stato del giorno. Se hanno la giustificazione, giustificateli (altrimenti rimarrà un evento non giustificato nel loro nome nel registro - vedi immagine precedente). Se lo studente arriva con il cartellino giallo di ammissione alle lezioni, quella non è una giustificazione, quindi va lasciato non giustificato.
Nel caso di uscita anticipata: se lo studente esce PRIMA della vostra ora, cambiate lo stato del giorno (da P ad U) PRIMA di firmare la vostra ora. Se invece lo studente esce alla fine della vostra ora, segnate l'uscita DOPO aver firmato (in questo modo, nella vostra ora sarà correttamente indicato come presente). Chiaramente, se hanno la giustificazione, giustificateli - vedi immagine precedente.
Controllate che il docente precedente abbia firmato la sua ora, quindi firmate la vostra. Se il docente dell'ora precedente non ha firmato voi dovete cambiare l'ora proposta (per esempio, se voi dovete entrare la terza ora ma la seconda ora non è stata firmata, il sistema vi propone di default di firmare la seconda ora: dovete fare attenzione e cambiare la vostra firma da seconda a terza).
Nel caso di studenti non presenti in classe, ma impegnati in attività scolastica di qualche ora (per es. riunioni dei rappresentanti), vanno segnati come presenti fuori aula nello stato dell'ora (voi firmate, quindi cliccate sullo stato dell'ora corrispondente dello studente). Se l'impegno per l'istituto riguarda tutto il giorno lo studente dovrebbe essere segnato come "PS - Stage", e l'ora viene impostata automaticamente come "presente fuori aula".

Giustificazione assenze e ritarti

Quando uno studente presenta la scritta "eventi" a fianco del nome, gli si chiede la giustificazione. Si clicca sulla scritta "eventi", si controlla la data relativa all'assenza da giustificare, e se queste date corrispondono a quanto scritto sul libretto delle giustificazioni si può giustificare.

Non ci dovrebbero mai essere giustificazioni pendenti nel caso di uscite anticipate o entrate in ritardo, a meno che non si tratti di un'assenza che ha ragione di non essere giustificata (ad esempio, entrata in ritardo con biglietto giallo: è un biglietto di ammissione che richiede una giustificazione per il giorno seguente). Il docente che accoglie o fa uscire lo studente deve controllare la giustificazione ed inserirla nel registro.

Se trovate una giustificazione non inserita, dopo averla sistemata chiedete allo studente il nome del collega che non l'ha fatto, e fateglielo presente.

Correzione di errori

Se si fanno errori è possibile correggerli, ma non è facile, e bisogna coinvolgere di solito gli altri docenti della classe.

In generale: ciascun docente può modificare (cancellare, riscrivere, ecc...) lo stato delle sue ore, ma non quello degli altri docenti; tutti i docenti possono cambiare lo stato del giorno per il giorno in corso (ma questo non sistema le ore che sono già state firmate). Per cambiare lo stato del giorno precedente, è necessario andare in segreteria.

Es. 1: se alla prima ora non segno l'assenza di uno studente, e me ne accorgo alla 3° ora (quando anche altri docenti hanno firmato): in questo caso devo cambiare lo stato del giorno in "presente", cambiare la mia ora, e chiedere ai colleghi che hanno già firmato di fare lo stesso.

Es. 1bis: se me ne accorgo i giorni seguenti, oltre a cambiare - e far cambiare - tutte le ore, devo andare in segreteria per far cambiare lo stato del giorno.

Es. 2: Se mi accorgo, alla seconda ora, dell'errore di un collega, correggo come sopra e faccio presente al collega l'errore che ha fatto.

Es. 3: se trovo una segnalazione di evento da giustificare

Lezioni pomeridiane

Posto alla fine una casistica per ora poco frequente nella nostra scuola, le lezioni pomeridiane, con una serie di regole per uniformare l'operato dei docenti.

• La pausa pranzo corrisponde ad un'ora che non si firma. In altre parole, se gli studenti hanno lezione fino alla quinta ora la mattina, al pomeriggio si inizierà a firmare dalla settima ora.
  
  Gestione assenze pomeridiane:

• Se lo studente presenta alla fine della quinta ora il permesso di uscita anticipata, il docente della 5° ora lo segnerà come tale, e lo giustificherà. I docenti del pomeriggio non dovranno far nulla: firmando lo studente risulterà assente nelle loro ore. Il giorno dopo non dovrà giustificare.
• Se lo studente non si presenta al pomeriggio, il docente della prima ora pomeridiana lo segnerà come "uscito alla 6° ora", oppure, indifferentemente, come "assente". In questo modo verrà segnato assente nelle ore successive. Il giorno dopo si troverà l'evento da giustificare.