Istruzioni su Google Drive

Uso di Google Drive

Per accedere a Drive da PC: da Gmail, o da qualsiasi altra applicazione della suite di Google (a cui siete entrati con il login nome.cognome@tronzanella.edu.it) cliccate sul quadrato "App google" formato da 3x3 quadratini in alto a destra, vicino alla vostra foto del profilo. Dalla lista di applicazioni, cliccate su Drive. Come alternativa, inserite l'indirizzo https://drive.google.com/

Da smartphone o tablet: dovete installare l'applicazione Drive, inserendo poi l'account scolastico. In alcune versioni dovrete poi installare anche l'applicazione aggiuntiva "documenti", ma vi verrà chiesto quando serve.

Drive è un hard disk su remoto: voi potete salvare qualsiasi file su Drive, e ritrovarlo su un altro PC, o sul vostro cellulare, una volta connessi ad Internet. Potete creare cartelle e sottocartelle, e potete trascinare files da una cartella sul PC ad una cartella su Drive (oppure potete caricare file da Drive col pulsante nuovo --> caricamento file, o caricamento cartella).

Ma drive è molto di più: permette di scrivere e modificare documenti, fogli elettronici e presentazioni solamente col browser. E' un po' più rudimentale di Office, ma molto più pratico. Permette di condividere documenti con altri utenti della scuola, e di modificarli anche in contemporanea, senza preoccuparsi di inviare l'ultima revisione del documento. E' possibile condividere un documento, o un'intera cartella, in modalità di modifica (l'altra persona potrà modificare il documento), in modalità di lettura, o anche di commento (l'altra persona potrà proporre delle modifiche, poi il proprietario potrà accettarle o rifiutarle).

Per iniziare

Una volta fatto l'accesso in google, aprite Drive, come scritto sopra. Con il pulsante "nuovo" potete creare cartelle (e sottocartelle), documenti di testo, fogli di calcolo (la versione online di excel) e presentazioni. Potete anche caricare file dal vostro PC, col pulsante nuovo --> caricamento di files.

Si possono caricare documenti (word, excel o power point), file PDF e altri.

Documenti condivisi

Qui potete trovare tutti i files - e le cartelle - che altri utenti della rete (colleghi, segreteria) hanno condiviso con voi. Per esempio, qui trovate tra l'altro la programmazione di dipartimento e la cartella scansioni per i compiti.

Voi potete condividere un file creato da voi (o anche un'intera cartella) con altri colleghi: basta un click con il tasto destro --> condividi. Si può condividere in sola lettura, o dare la possibilità anche di modificare.

Speciali

Per districarsi quando avete molti files condivisi, potete usare la "stellina", un mark per ritrovare files e cartelle con cui lavorate spesso.
Vi spiego come fare per trovare facilmente la cartella scansioni: 

Una volta che l'avete individuata nei documenti condivisi, click tasto destro -- > aggiungi a condivisi. A questo punto, cliccando su "condivisi" a sinistra, troverete questa cartella, assieme agli altri files che avrete segnato in questo modo.
Quando non vi serve più potete rimuovere questo mark, sempre col tasto destro.

Scansione compiti 2019

Carissimi colleghi,
da quest'anno le modalità di archiviazione dei compiti cambiano, e sarà usata una modalità unificata per il Tron e lo Zanella.
I passaggi sono i seguenti:

1. scansione del pacco di compiti con la fotocopiatrice su una chiavetta USB (sulla sala insegnanti del Tron, anche con il vecchio scanner, usando il programma ScandAll Pro)
2. Copia del file PDF dalla chiavetta su una cartella specifica su Google Drive, usando un qualsiasi PC

Nel dettaglio:

Scansione

Trovate i  dettagli sull'uso della fotocopiatrice come scanner a questo link. Queste istruzioni valgono, al momento, per le due fotocopiatrici nelle due sale insegnanti, per il futuro si prevede che anche le altre macchine vengano aggiornate.
In breve, i passaggi da fare sono:

• Inserire la chiavetta USB a destra del pannello
• Impostare l'uscita su "scansione su USB" (Click su "invio immagine", quindi su scan. mem- USB)
• Impostare la lettura fronte retro (Click su "Originale"--> 2 facciate opuscolo --> "Ok"). Verificate che sia attiva la lettura a colori (dovrebbe esserlo di default).
• Mettere il pacco di fogli nel caricatore di documenti della fotocopiatrice
• Cliccare sul tasto di copia.

Quando ha scansionato tutti i compiti, raccogliete il pacco di compiti e mettetelo via, quindi sfilate la chiavetta. Non fate il viceversa, altrimenti rischiate di toglierla prima che sia terminata la scrittura sulla chiavetta USB

nb: il lavoro di scansione può essere fatto anche mentre la stampante sta lavorando: è possibile mandare in stampa da PC mentre qualcuno sta scansionando i compiti, non ci sono interferenze.

nb2: il pannello touch della fotocopiatrice a volte risponde a fatica: nel caso, si può usare il RETRO di una penna per cliccare (non la punta, si rischia di graffiarlo)

Archiviazione

Andate con la chiavetta su un PC qualsiasi (anche a casa vostra). Cercate nella directory principale della chiavetta un file PDF con un nome strano. Apritelo, controllate che ci sia tutto dentro, e rinominatelo con la seguente struttura:
classe-anno-mese-giorno-materia.pdf (l'estensione .pdf su alcuni PC non si vede).
Per esempio, 2SB-2019-09-23-fisica.pdf per un compito di fisica fatto in 2SB il 23 settembre 2019. La data è quella di svolgimento del compito.
Usate sempre questa regola, non cambiatela, altrimenti poi la ricerca diventa difficile.
In Google Drive cliccate su "condivisi con me", e cercate una cartella dal nome del tipo A.S.2019-20 Scansioni Danzo R (con il vostro cognome al posto di "Danzo R".
Questa sarà la cartella dove mettere tutte le scansioni per quest'anno. Trascinate la scansione fatta dalla chiavetta a questa cartella.
Se avete già copiato delle scansioni su una cartella temporanea di Drive, è il momento di spostare queste scansioni nella nuova cartella.
Se non vedete questa cartella chiedete a me, che forse mi sono dimenticato di crearla - siete in tanti, qualcuno può scappare.

Scansione con lo scanner in sala insegnanti Tron

Si può usare anche il vecchio scanner, ma con modalità diverse:

• Preparare il pacco di compiti: devono essere fogli singoli, non spillati, A4. Compattatelo bene, così i fogli vengono raccolti meglio
• Infilate il pacco di compiti nello scanner, girandolo di 180° (voi dovete vedere il retro dell’ultimo foglio, rovesciato)
• Infilate una chiavetta nella presa USB
• Aprite il programma ScandAll Pro

·         Menu --> Scansione --> Impostazioni di scansione (Oppure CTRL+N)

• Come cartella, scegliete, quella dei documenti (D:\documenti)
• come nome file usate la seguente regola: Classe-anno-mese-giorno-materia (2SB-2019-09-23-fisica come esempio)
• Click sul pulsante "scandisci" in basso a sinistra
• Cliccate su “ignora” l’avviso di materiale consumato
• Se avete un pacco grosso potete dividerlo in pacchi più piccoli: quando finisce infilate il pacco successivo e cliccate su “continua”
• Quando avete finito, cliccate su “fine” e attendete che il file venga creato
• Aprite una finestra di esplora risorse, e copiate il vostro file dalla cartella documenti alla vostra chiavetta
• Aprite il file sulla chiavetta e controllate il contenuto
• Ora potete copiare il file dalla chiavetta sulla vostra cartella di Drive, usando un altro PC.

Istruzioni base per l'uso di Google Drive

Per chi non ha ancora messo le mani su Google Drive:

1. aprite il vostro account @tronzanella.edu.it, ed inserite nome utente e password.
2. Aprite una seconda finestra, e digitate drive.google.com: ora siete nella finestra di Drive, dove vedete i vostri files e, in futuro, i files che saranno condivisi con voi
   (odo alternativo per aprire Drive: dalla finestra di Gmail, in alto a destra c'è un cerchio che contiene la vostra foto (se l'avete impostata) oppure le vostre iniziali. Appena a destra di questo cerchio c'è una griglia di 3x3 punti, il pulsante "App Google". Lo cliccate, e da lì cliccate "Google Drive")
3. Cliccando a sinistra su "il mio drive" trovate i vostri file e cartelle: potete creare cartelle per organizzarvi, creare files o trascinarli dal PC
4. cliccando a sinistra su "condivisi con me" trovate le cartelle che sono stati condivisi con voi. In particolare troverete la cartella A.S.2019-20 Scansioni Danzo R (con il vostro nome al posto di Danzo R), ed altre cartelle, tutte che iniziano con "A.S.2019-20...", con i documenti che vi serviranno per quest'anno scolastico.
   Se vedete cartelle riguardanti anni passati, che non vi interessano più, potete cancellarle, in questo caso non verrà cancellato l'originale ma solo la possibilità per voi di visualizzarle. Potete anche copiare i files che vi interessa tenere in una cartella vostra (dal file, tasto destro --> "crea una copia") prima di cancellare il tutto.
5. E' possibile marcare un file come "speciale" - assegnargli una stellina. In questo modo, cliccando a sinistra su "speciali", potete avere sempre sottomano tutti i files che vi interessano.

Cambio indirizzo mail dal primo aprile

Attenzione: dal primo aprile 2019, i nostri indirizzi istituzionali

nome.cognome@tron.gov.it 
non saranno più validi.

Quel giorno dovranno essere sostituiti con
nome.cognome@tronzanella.edu.it
LA PASSWORD RIMARRA' LA STESSA
Tutto l'account google (posta, drive, ecc...) verrà trasferito sul nuovo account, quindi basta solo cambiare indirizzo per trovare tutto quanto (vecchie mail, indirizzi, files salvati).

Quindi, per fare un esempio, il mio indirizzo, che ora è roberto.danzo@tron.gov.it diventerà roberto.danzo@tronzanella.edu.it.
I vecchi indirizzi @tron.vi.it e @tron.gov.it continueranno a funzionare, per qualche mese, in modalità inoltro: eventuali mail inviate qui saranno inoltrate al nuovo indirizzo. Voi potrete rispondere a queste mail, che verranno spedite col nuovo indirizzo.
Non sappiamo per quanto tempo sarà disponibile questo inoltro, quindi vi consigliamo di non farci affidamento in eterno.

Cosa fare in pratica

Prima del 1° aprile

• Iniziate già da ora ad avvisare i vostri corrispondenti che da aprile dovranno usare l'indirizzo @tronzanella.edu.it.
• Recuperate la password di accesso a nome.cognome@tron.gov.it Se accedete all'account scolastico da PC condivisi ve la ricordate sicuramente; se invece ci accedete solo dai vostri dispositivi personali (PC di casa, tablet, smrtphone...), è possibile che l'abbiate salvata nel browser e ve ne siate dimenticati. In questo caso dovete andarla a cercare nelle impostazioni del vostro browser. E' un'operazione facile, se serve trovate qui le istruzioni dettagliate.

Il primo di aprile

• SE ACCEDETE ALLA POSTA DA BROWSER: lunedì 1 aprile, quando tenterete di accedere con il solito indirizzo, riceverete il messaggio "impossibile trovare il tuo account google". Usate il nuovo indirizzo "nome.cognome@tronzanella.edu.it" e vi ritroverete la vecchia mail
• SE ACCEDETE ALLA POSTA CON UNA APP (smartphone o tablet), dovrete cambiare le credenziali di accesso. Il posto in cui cambiarle dipende dal dispositivo
• Su Ios (Iphone e Ipad) aprite la app Gmail, click sul pulsante in alto a sinistra (3 righe) e scorrete fino in fondo su "impostazioni". Qui trovate l'account @tron.gov.it. Aggiungete l'account @tronzanella.edu.it. Verificate che funzioni. A questo punto potete cancellare il vecchio account.
  Lo stesso va fatto sulle altre app che usano l'account google (Drive, fogli, documenti, clasroom, ecc...)
• Su altre piattaforme (Android, Windows Phone, ecc...) non so come fare, dato che non ce l'ho. Chiedetemelo se non ci riuscite
• Queste operazioni andranno fatte la mattina del 1° aprile: prima la nuova casella non sarà disponibile; da allora sarà la vecchia casella a non essere più disponibile.

Dopo il primo di aprile

• Cambiate la mail di riferimento per tutti i servizi che si appoggiano alla mail @tron.gov.it. Se avete creato un account su qualche servizio dando come mail di riferimento @tron.gov.it, rischiate di non potervi più accedere. Cambiate la mail, mettendoci la vostra mail personale, oppure @tronzanella.edu.it il primo di aprile

Per prevenire lamentele e malumori

• Questi disagi sono causati da una legge che impone a tutte le istruzioni scolastiche di usare il dominio .edu per siti di istituzioni scolastiche. Il dominio tron.gov.it va OBBLIGATORIAMENTE abbandonato entro settembre.
  Abbiamo scelto una data che è sembrata comoda per fare il passaggio.
• La riunificazione con lo Zanella non ha nulla a che fare con questo obbligo. Abbiamo scelto di fare in un unico passaggio il cambio del nome (tronzanella) e il cambio del dominio (.edu).
• Confidiamo che il passaggio sia poco problematico, siamo comunque a disposizione per dare assistenza se necessario

Avvisi email nel registro Spaggiari

Per ricevere gli avvisi delle circolari sulla casella di posta è necessario, nelle impostazioni del registro elettronico, inserire la propria email - e poi attivare l'opzione "Inoltra tutti i messaggi della scuola all'indirizzo email impostato".
Prima di fare questo passaggio annotatevi login e password del registro elettronico. E' anche possibile che vi venga imposto il cambio di password (se la vecchia password è, secondo il sistema, troppo semplice), in quel caso annotatevi la nuova password.

I passaggi sono i seguenti:
Dal registro elettronico,

1.  cliccate sul cerchio in alto a destra (dovrebbero esserci  le vostre iniziali, e potete inserire la vostra foto, così da rendere visivamente riconoscibile che si tratta del vostro registro).
2. click su "profilo"
3. click su "aggiungi email", ed inserite l'email su cui volete ricevere gli avvisi (tipicamente, l'email della scuola). Seguite le indicazioni del registro, Il sistema vi farà uscire e rientrare nel registro, e reimmettere la password, oppure sceglierne una nuova
4. Andate sulla casella mail della scuola, cercate il messaggio di Spaggiari che vi chiede di confermare il nuovo indirizzo, e cliccate sul link per conferma
5. Una volta rientrati nel registro, tornate nel profilo, e spuntate la casella "Inoltra tutti i messaggi della scuola all'indirizzo email impostato"

Tenete presente che, una volta impostata l'email nel sistema, potete usare questa come login per il registro, al posto del codice numerico.

In altre parole, in fase di accesso, invece di scrivere "VILS0005.xxxx" potete scrivere "nome.cognome@tron.gov.it"

Chi ha già impostato un indirizzo email in passato può semplicemente spuntare la casella al punto 4.

Se invece volete cambiare l'indirizzo email (ad esempio, se avete impostato il vostro indirizzo personale, e ora volete impostare quello della scuola), la procedura è simile, un po' più complessa.

1. Procuratevi il vostro vecchio username e password prima di procedere e teneteli pronti (se non lo ricordate potete chiedere in segreteria)
2. Seguite i punti 1 e 2 precedenti 
3. Cliccate sul vostro indirizzo email
4. Cliccate su “elimina indirizzo email dal sistema” e confermate. 
5. Entrate con il vecchio username (quello con il codice numerico VILS000....) 
6. Ripetete i punti 3 e successivi. 

Circolari e altri avvisi sul registro elettronico Spaggiari

Per tenere controllate le circolari, e gli altri avvisi che vi arrivano dal registro elettronico

1) BACHECA: dal menù principale --> bacheca, trovate in elenco tutti gli avvisi emessi che vi riguardano (comprese le circolari). Gli avvisi che non avete ancora visto sono segnalati con la scritta rossa "da leggere". Se c'è un allegato, lo potete scaricare (con il tablet viene visualizzato)

2) CENTRO MESSAGGI: da qualsiasi pagina del registro Spaggiari, in alto a destra c'è la vostra foto (o le vostre iniziali se non avete messo la foto): cliccatela, e cliccate quindi su "messaggi".
Qui vi trovate tutti i messaggi del sistema, compresi gli avvisi della pubblicazione in bacheca delle circolari. Qui i messaggi non letti sono segnalati con un triangolino rosso: quando ci cliccate sopra viene marcato come "letto" e non è più in evidenza.
Inoltre, quando ci sono dei messaggi non letti, sotto la vostra foto viene evidenziato in rosso che avete dei messaggi da leggere.

Confronto tra i due sistemi:
Il CENTRO MESSAGGI vi segnala in automatico quando c'è qualcosa di nuovo da leggere; quando si apre il registro (almeno 3 volte al giorno) si vede subito se ci sono nuovi messaggi, una volta che ci si è abituati; per visualizzare la bacheca, invece, bisogna invece andarci appositamente.
Il problema è che nei messaggi, al momento, arrivano anche le segnalazioni delle prenotazioni - e disdette - dei colloqui. Questo comporta dei "falsi positivi".
Stiamo lavorando per vedere se si possono disattivare queste notifiche, in modo da avere meno messaggi ma più significativi.

La BACHECA, invece, secondo me è più adatta come archivio per le circolari, per ritrovare circolari passate.

Avvisi alla classe

Le circolari, e gli altri avvisi, alla classe vengono visualizzare da una scritta rossa (banner) che si muove quando apriamo il registro di classe.
Quando vedete questo avviso apritelo e leggetelo alla classe: Sarebbe bene lo facesse più spesso il docente che ha più ore con la classe

Verbalizzazione consigli sul registro elettronico

Note sulla nuova modalità di verbalizzazione.

Attenzione: il sistema ha una logica diversa dal precedente, serve un po’ di attenzione per il cambio di procedura, ma il percorso è complessivamente più facile e piú logico una volta compreso.
I dettagli della procedura sono nell'allegato linkato in fondo a queste istruzioni: qui sono evidenziati i punti salienti e la logica del processo.

Premesse:

• Consigli ad 1 e 3 componenti sono due riunioni separate, che vanno gestite separatamente
• Quanto segue interessa sia il segretario che il coordinatore: entrambi possono fare le operazioni descritte.
• Ci sono passaggi che possono essere svolti prima, così da accelerare la riunione.
• Il verbale è inserito nel sistema di gestione riunioni di Spaggiari: ci si accede dal menu principale —> ver.di.2.0 —>riunioni. Da qui trovate le riunioni calendarizzate (consigli di classe). Cliccando su "documenti" trovate i documenti disponibili (se sono stati preparati dei documenti che vanno consultati prima); se siete segretari o coordinatori trovate anche il pulsante “compila”, che vi permette di redarre il verbale.
• Se siete segretari, ma non trovate il pulsante "compila", ci sono due possiblità:
  - Non siete segnati come segretari per quella classe - il vostro coordinatore dovrà entrare nella schermata dell'appello e darvi questa qualifica, così da permettervi di lavorare
  - Il vostro coordinatore ha già compilato e chiuso il verbale, e siete fortunati che non dovete fare altro.

 

Per compilare il verbale c’è un flusso di lavoro, evidenziato dalle icone in altro: seguendo questo flusso di lavoro il verbale verrà compilato in automatico, e ci saranno pochi passaggi da integrare. Seguite l’ ordine per lavorare meno e ridurre le possibilità di errori.

1. Si inizia con l’ appello, in cui si segnano gli eventuali assenti, e si depenna chi è presente nell’elenco per errore (ad esempio, preside e vicepreside sono inseriti di default nella riunione, e vanno tolti). Per togliere qualcuno, click sul quadrato della spunta, quindi su “elimina”.
   Se il segretario è assente, il coordinatore potrà impostare un altro segretario sull'appello: il segretario nominato così avrà accesso in scrittura a questo verbale.
   Controllate, in questa fase, che il coordinatore di classe abbia il ruolo di PRESIDENTE (così il suo nome comparirà correttamente nel verbale) e che il segretario abbia il suo ruolo (se il segretario è indicato come "docente" non potrà scrivere il verbale)
   
2. Nell’ ordine del giorno, trovate i punti che sono stati previsti in circolare: se ci sono punti che non riguardano la vostra classe (ad esempio, il documento del 15 maggio per una classe non terminale) toglietelo con la stessa tecnica (spuntare il quadratino, click su “elimina”). È possibile anche aggiungere un punto dell’odg non inserito (se nella vostra classe c’è una questione particolare di cui dibattere).
3. Sugli allegati, potete trovare eventuali documenti predisposti dalla segreteria, oppure inserirne voi, (ad esempio, il tabellone dei voti, oppure il la tabella del voto di condotta), che saranno parte dei documenti ufficiali associati a quel consiglio. Questa parte può essere completata anche in seguito alla redazione del verbale, aggiungendo i documenti
4. Compilazione del verbale.: a questo punto, cliccando su “verbale” ve lo trovate già precompilato, e pronto per essere completato. Se per caso avete modificato alcuni dati precedenti (qualche punto all’odg, o i presenti), lo potete fare: cliccando su “rispristina” il verbale viene rifatto con i dati corretti, ma chiaramente cancellando quanto avete fatto finora.
   Qui potete lavorare con un editor simile a quello di Notes, ma migliore.

Note sulla compilazione del verbale

• Ricordatevi di salvare ogni tanto (pulsante in alto a sinistra): il difetto di questo editor è che, se passate ad un'altra scheda, non vi avvisa e perdete tutte le modifiche fatte
• Durante la compilazione del verbale, le discussioni possono essere verbalizzate come al solito. Se si decide qualcosa, invece, va creata una delibera: ci si pone sul posto in cui la dovete verbalizzare e cliccate su  "aggiungi delibera": andrà impostato il numero progressivo, cosa è stato deliberato e l'esito della votazione (quanti favorevoli-contrari-astenuti). In questo modo questa si troverà nella scheda "delibere" più avanti (e sarà possibile, per la segreteria, recuperare quanto deciso dal consiglio di classe senza dover stampare tutto il verbale e cancellare le discussioni riservate). 
• Il verbale può essere modificato dal segretario e dal coordinatore. In caso di assenza del segretario, come detto prima, il coordinatore potrà impostare nella scheda "appello" un altro segretario per quella riunione.
• Eventuali documenti prodotti dalla riunione possono essere allegati nella scheda "allegati" (ricordate di salvare prima).

Chiusura

Quando il verbale è completato lo si può chiudere cliccando su  fine. 

ATTENZIONE: una volta  chiuso il verbale non è più modificabile, se non dalla presidenza.

E' bene che sia il coordinatore a chiudere il verbale: tecnicamente lo può chiudere anche il segretario, ma la responsabilità è del coordinatore.

Istruzioni ufficiali da Spaggiari

In questo link le istruzioni fornite da Spaggiari per la scrittura dei verbali

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Accesso alla carta docente con Spid di PosteID

Entro metà dicembre 2018,per chi ha uno Spid di PosteID cambierà la modalità di accesso: non sarà più possibile entrare con l'sms che viene mandato sul vostro cellulare, ma vi dovrete autenticare con la app PosteID

I passaggi sono i seguenti:. 

• Installate sul vostro cellulare l'app PosteID.
• aprite la app, ed entrate con le credenziali (username e password) con cui entrate in posteID dal PC. Se non le ricordate, dovete andare nelle impostazioni del browser e cercare l'elenco delle password salvate
• Durante la procedura, vi chiederà di scegliere un PIN di 6 cifre, che dovrete ripetere ogni volta che volete entrare nella carta docente (o dovete essere autenticati tramite SPID). Scegliete un codice facile per voi da ricordare, oppure scrivetelo in un posto sicuro
• Se il vostro cellulare supporta il riconoscimento tramite impronta digitale, o riconoscimento facciale, se lo abilitate non vi richiederà il PIN.

Quando dovrete entrare nella carta del docente, e sceglierete "entra con Spid di PosteID", sul PC verrà inquadrato un QRcode: dalla app sul cellulare dovrete selezionare menù -->autorizzazioni; da qui cliccate sull'icona della fotocamera, e inquadrate il Qrcode sullo schermo del PC.Per finire, dovrete confermare con il PIN, o con l'impronta digitale, o con il riconoscimento facciale, e a questo punto siete nel vostro portafoglio.